Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Nyheder

Nyheder   13/134

10.000 brugere - og 8 gode råd til at skifte fagsystem

10.000 brugere - og 8 gode råd til at skifte fagsystem

27. apr. 2017

Schultz Fasit har nu nået 10.000 brugere i Danmark. Det markerer vi ved at bringe 8 gode implementeringsråd fra den allerførste kommune, der gik i drift med Schultz Fasit - nemlig Vejle Kommune. Rådene fra Jobcenter Vejles projektleder Rune Kjær Pedersen er mindst lige så aktuelle nu, som de var i 2013.

1. Kend rollerne
Det er vigtigt, at der er klar organisering, og at alle kender deres roller. Projektlederen og projektgruppen skal være veldefinerede, så baglandet hurtigt kan gribe de opgaver, der opstår og løse de udfordringer, der kommer. Vejle Kommune dedikerede en fuldtids projektleder til at styre opgaven.

2. Styr kommunikationen
Der er mange parter, der skal holdes opdaterede og informeres, og det er vigtigt at tage stilling til, hvilken form for kommunikation, de enkelte målgrupper skal have. Husk også varsling af skiftet og uddannelse af andre aktører - dem kan man nemt komme til at glemme. Vejle Kommune tilknyttede en kommunikationsansvarlig.

3. Planlæg uddannelserne
Planlæg forløbene, så der ikke går for lang tid fra kursusdag til brugssituation, og sørg for at der er planlagt opfølgning, efter I går i drift. Der er nemlig stor forskel på at gennemgå teoretiske forløb og så at være i drift med reelle sager. Vejle Kommune uddannede først superbrugerne, som derefter underviste kollegaerne. Det fungerede godt, var en forholdsvis simpel metode, og der kom ejerskab.

4. Beskriv arbejdsgangene
Det er vigtigt at have styr på egne arbejdsgange, både eksisterende og nye, for de danner basis, når du gennemfører din afklaringsworkshop med Schultz, og når du skal tilrettelægge indholdet i undervisningen. Det er en god idé at skabe koblingen til undervisningen allerede i afklaringsfasen, for dermed bliver indholdet mest målrettet, og I kan fokusere på det nye systems styrker og nye metodikker frem for gamle rutiner og vaner.

5. Hold kommandolinjerne
Den dag systemet går i drift, skal der være klare og tydelige kommandolinjer. Gør det synligt, hvem der kontakter brugerne, hvis der opstår fejl, hvem der kan hjælpe og i hvilke tidsrum, og vær forberedt på mange spørgsmål. I Vejle Kommune stillede Schultz op med floorwalkere, der kunne hjælpe og vejlede, og store plakater viste, hvornår, hvor og af hvem, brugerne kunne få hjælp.

6. Brug superbrugerne
Et netværk af superbrugere er uundværligt. Brug dem til at undervise kollegaerne, til at opsamle brugernes input og til at formidle svar fra supporten. På den måde sikrer du, at din organisation er velinformeret og kompetent. I Vejle Kommune afholdes jævnlige koordineringsmøder med superbrugerne.

7. Vær tæt på leverandøren
Hold daglige, korte statusmøder med Schultz i de første par uger. Mange ting kan afklares på korte møder, bare de holdes jævnligt.

8. Foretag justeringer
Hav fokus på at opsamle erfaringer og sikre, at I arbejder efter de nye arbejdsgange. Det er nødvendigt, at I har fingeren på pulsen og løbende foretager justeringer. Det kan være en god investering at afholde workshops i de enkelte afdelinger, gennemgå arbejdsgangene og finde ud af, hvordan systemet bedst kan understøtte dem.