Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Kundecases

Kundecases   4/13

Effektiv styring af tilbudsaktiviteter i Ballerup Kommune

Effektiv styring af tilbudsaktiviteter i Ballerup Kommune

"Det er i den grad tidsbesparende," siger socialrådgiver Christina Grønvaldt om den digitale løsning Schultz Fremmøde, der erstatter pen og papir, når borgere i Ballerup Kommune møder op til tilbudsaktiviteter.

Det kan være en tidskrævende opgave at håndtere borgeres fremmøde og ikke mindst fravær ved aftalte tilbudsaktiviteter - særligt for kommunens tilbudssteder, hvor registrering af borgere mange steder foregår manuelt med kuglepen, afkrydsningslister og efterfølgende indscanning. Registreringen er imidlertid en vigtig opgave, da den har indflydelse på udbetaling af ydelser til borgeren og på kommunens refusion til staten.

Af samme årsag implementerede Ballerup Kommune i 2016 Schultz Fremmøde, som digitaliserer registreringen af borgernes fremmøde ved aftalte aktiviteter og overfører registreringen til jobcentrets sagsbehandlingssystem. Er borgeren ikke mødt op, modtager sagsbehandleren en advis, ligesom journaliseringen sikrer, at sagsbehandleren har al dokumentation samlet i tilfælde af partshøring.

Mindre administration, mere tid til kerneopgaven
Før Ballerup Kommune fik Schultz Fremmøde, foregik al registrering med pen og papir - og en del mere langsommeligt, fortæller Christina Grønvaldt, der er socialrådgiver og underviser på tilbuddet Mit Valg, som henvender sig til unge, der skal have lagt en uddannelsesplan:

"Tidligere skulle vi udfylde registreringssedlen med borgerens navn, navnet på tilbuddet, datoer og underskrift, scanne sedlen ind og manuelt sende den til jobcentret. De papirer, vi registrerede på, varede kun én måned ad gangen, så hvis en borger startede i et seks-ugers forløb den sidste uge i september, skulle vi registrere, scanne og sende papirerne både i starten af oktober, i starten af november og i starten af december - vel at mærke for hver borger."

"Det var ikke alene meget tidskrævende, det var også tankemæssigt stressende at holde styr på sedlerne fra undervisningen og få dem sendt afsted til tiden. Det er ikke en opgave, man har lyst til at bruge sin tid på. Nu skal jeg kun forholde mig til den enkelte dag: Møder borgeren op? Og er fraværet berettiget? Det tager to sekunder."

Det er også nemt at se, om fraværet er berettiget. Ud for borgerens navn i fremmødelisten fremgår det, om borgeren skal have fri, fx på grund af en psykiatrisk samtale.

"Det er i den grad tidsbesparende," konkluderer Christina Grønvaldt, som har to-tre undervisningsgange om ugen med 17-20 borgere på hvert hold. Hendes kollega arbejder imidlertid med borgere i nyttejob, som skal møde ind hver dag. Disse tilbudsaktiviteter er endnu ikke koblet op på Schultz Fremmøde, men her vil der være endnu flere administrative timer at spare. I 2016 havde han over 400 borgere i tilbud, som alle skulle registreres dagligt.

Fejl minimeres
For sagsbehandlerne i jobcentret er den største fordel ved digitaliseringen af de arbejdsgange, der knytter sig til borgerens fremmøde og fravær, at fejl minimeres. Det fortæller Nina Sørensen, der er udviklingskonsulent i Center for Arbejdsmarked i Ballerup Kommune:

"I og med at der ikke er menneskelige hænder, der rører ved registreringerne, fra de er udfyldt, og til de er scannet ind på borgeren, minimerer vi fejl," forklarer hun og uddyber:

"Det er en vigtig arbejdsgang, der skal fungere, fordi den skal sikre, at vi får vurderet alt fravær og handlet på det, der skal handles på."

Brugervenligt og nemt tilgængeligt
Både i jobcentret og på tilbudsstederne i Ballerup Kommune fremhæves brugervenligheden i Schultz Fremmøde. Fra jobcentersiden fortæller Nina Sørensen, at det er særdeles nemt at tilknytte en borger til Schultz Fremmøde:

"Der skal kun ganske få klik til at oprette en placering, og så er borgeren tilknyttet Schultz Fremmøde - og alt relevant information om borgeren kommer automatisk med over fra sagsbehandlingssystemet."

Samme budskab lyder fra underviser Christina Grønvaldt:

"Der er ikke alt muligt flimmer i layoutet," pointerer hun: "Jeg klikker bare på Schultz Fremmøde, går ned på mit tilbud, og så kommer listen med alle navne på holdet frem."

For Christina Grønvaldt er det også en stor fordel, at det er nemt at hoppe frem og tilbage mellem Schultz Fremmøde og sagsbehandlingssystemet Schultz Fasit ved at klikke på en enkelt knap. Har sagsbehandleren i et stresset øjeblik glemt at tilmelde en borger et bestemt hold, kan hun lynhurtigt selv tjekke det og følge op.

"Jeg kan ikke sige andet, end at jeg er superbegejstret for Schultz Fremmøde. Det er nemt tilgængeligt, det er brugervenligt, det er nemt at lære, og det gør det, det skal.

Det bliver endnu mere enkelt
Næste skridt for Ballerup Kommune er at få en scanner, så borgeren nemt kan scanne sit sundhedskort, når de møder op til en tilbudsaktivitet. Scanneren kan fx kobles til en tablet eller en pc, og det betyder, at borgeren ikke engang skal krydses af i Schultz Fremmøde, når de møder op.

"Det vil afhjælpe endnu en arbejdsgang og være et rigtig godt værktøj på vores tilbud," fortæller Nina Sørensen. I første omgang skal scanneren bruges til den digitale løsning Schultz Timeseddel, som Ballerup Kommune skal til at tage i brug, og som betyder, at borgere, der fx er i virksomhedspraktik, kan registrere sit timeantal digitalt, hvorefter det godkendes eller afvises og journaliseres i jobcentrets fagsystem.

"Schultz Fremmøde understøtter i høj grad vores ønske om at digitalisere så meget som muligt og vores bestræbelser på at minimere fejl," konkluderer Nina Sørensen.

Effektiv dialog mellem kommune og borger
Schultz Fremmøde er en del af den digitale platform Schultz Connect, der effektiviserer dialogen mellem kommune og borger ved at digitalisere eksisterende manuelle arbejdsgange. Schultz Connect indeholder bl.a. Schultz Screening, som screener og kategoriserer borgeren allerede inden første møde med sagsbehandleren, og Schultz Progression, som gør det nemt for sagsbehandleren at måle borgerens fremskridt mod job eller uddannelse. Endelig giver Schultz Timeseddel mulighed for at registrere borgerens timeantal digitalt, hvorefter det journaliseres i jobcentrets fagsystem.

Læs mere om Schultz Connect.