Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Kundecases

Kundecases   2/12

Gribskov Kommune: Driftskvaliteten er alfa og omega

Gribskov Kommune: Driftskvaliteten er alfa og omega

"Det er et godt tegn, når man kan gå til et ledermøde under en IT-implementering, uden at der overhovedet er et punkt, der handler om implementeringen." Sådan siger Tom Petersen, der er sekretariatsleder i Jobcenter Gribskov, som i efteråret gik i drift med fagsystemet Schultz Fasit.

Der vil normalt være en masse virak, modstand og ting, der ikke fungerer, når man implementerer et nyt IT-system, erkender Tom Petersen:

"Det er det gængse billede, men det var vi slet ikke i nærheden af."

Driftsstabilitet og bedre brugergrænseflade
Da Gribskov Kommune erfarede, at de skulle skifte fagsystem i jobcentret, fordi det eksisterende skulle udfases, var det en god anledning til at overveje alternativer, fortæller Tom Petersen:

"Efter flere møder med Schultz og besøg hos kommuner, der i forvejen bruger Schultz Fasit, var det vores vurdering, at Schultz Fasit er meget driftsstabilt og har en god brugergrænseflade."

"Det var også et argument, at lovhenvisninger er integreret i Schultz Fasit, så det er nemt at finde de relevante paragraffer og fx hente inspiration til sine formuleringer. Vi har arbejdet meget med at sagsbehandle korrekt, og det er et godt redskab til at understøtte og højne det juridiske aspekt af sagsbehandlingen."

Tilgængelighed er et nøgleord
Når man først har besluttet sig for at få nyt IT-system, melder der sig hurtigt en række spørgsmål: Hvordan får vi implementeret det? Kommer det til at gå ud over driften? Og hvordan får vi lært folk op i det nye system?

"Vi kom heldigvis ret hurtigt i en tilstand af, at det faktisk ikke var så slemt. Den erfaring, Schultz har fra tidligere implementeringer, blev præsenteret, og det virkede både troværdigt og overbevisende," fortæller Tom Petersen, som mener, at tilgængelighed er et nøgleord, når man implementerer IT:

"Under hele implementeringen har vi haft en fast kontaktperson fra Schultz, som vi har været glade for. Han har været nem at få fat i, god til at reagere hurtigt og har løst de temaer, der har været undervejs."

"Det er et godt tegn, når man kan gå til et ledermøde under en IT-implementering, uden at der overhovedet er et punkt, der handler om implementeringen."

Gode ambassadører
Gribskov Kommune valgte et såkaldt train-the-trainer-forløb, hvor superbrugerne ikke kun bliver lært op i Schultz Fasit, men også får en pædagogisk overbygning, så de lærer at undervise de andre brugere:

"Superbrugerne var godt klædt på fra starten og var gode ambassadører. Det er vigtigt," forklarer Tom Petersen og tilføjer:

"Det er min vurdering, at der ikke har været noget væsentligt produktionstab. Nogle sagsbehandlere kan måske være kommet bagud med enkelte samtaler, men det har ikke været et tema. Skiftet blev meldt ud i god tid, så medarbejderne kunne planlægge deres aktiviteter efter det, og det har de været gode til."

IT på nyt niveau
Gribskov Kommune har nu brugt Schultz Fasit i et halvt år og har haft tid til at lære de nye funktioner og arbejdsgange at kende. En afgørende forskel er fagsystemets stabile drift, forklarer Tom Petersen:

"Kvaliteten af driften er alfa og omega for brugerne."

Tom Petersen ser også et potentiale i den måde, Schultz Fasit fortsat udvikles på:

"Vi er netop blevet præsenteret for nogle spændende muligheder, som vil kunne lette vores arbejde på det administrative plan. Det vil fx være enormt tidsbesparende for den enkelte sagsbehandler at kunne arkivere e-mails og dokumenter mere eller mindre automatisk i fagsystemet."

"Jeg oplever, at Schultz er interesseret i at bringe IT-værktøjer op på et helt andet niveau, end vi har været vant til."