Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Kundecases

Kundecases   2/13

Fokuseret forandringsledelse

Fokuseret forandringsledelse - sådan implementerede Holstebro Kommune Schultz Fasit

Forandring fryder, lyder en velkendt devise. Men forandring kan også forskrække. Holstebro Kommune fortæller, hvordan de greb forandringsprocessen an, da de sidste år implementerede fagsystemet Schultz Fasit i jobcentret - og hvorfor det er det bedste, de har gjort.

I starten af 2016 valgte Holstebro Kommune at skifte fagsystem til Schultz Fasit for at få en moderne løsning med bedre ledelsesinformation og større gennemsigtighed i datahåndteringen.

"Skiftet var efterspurgt, så hele organisationen var moden til forandring," forklarer arbejdsmarkedschef i Holstebro Kommune Søren Landkildehus, som stod ved roret, da Schultz Fasit blev implementeret.

"Det havde formentlig været hårdt, hvis vi skulle sidde i en forandringsproces i mange måneder, men vi kørte et kort og stramt styret implementeringsforløb på 2,5 måned. Det betød også, at vi undgik produktionstab."

Den største forskel er, at Fasit er et stabilt system, og at vi hurtigere bliver opmærksomme på registreringsfejl. Og så er Fasit jo bare nemt, nemt, nemt.

Søren Landkildehus, arbejdsmarkedschef, Holstebro Kommune

Udnævn en ambassadør
Holstebro Kommune havde næppe taget beslutningen om at skifte fagsystem, før Søren Landkildehus udvalgte en medarbejder til at være ambassadør i projektet. Medarbejderen havde både administrativ- og socialrådgiverbaggrund samt flair for IT og havde derfor både indsigt i, hvilke faglige problematikker medarbejderne sidder med, og hvordan man optimerer administrative processer.

"Pointen var, at medarbejderne kunne henvende sig til en kollega med eventuelle frustrationer, så der hurtigt blev taget hånd om dem," forklarer Søren Landkildehus. "Samtidig kunne ledelsen bruge sin tid på det, der i højere grad kræver ledelseskræfter."

Kommunikation er kernen
Holstebro Kommune gik i drift med Schultz Fasit i april 2016. Inden implementeringsprocessen blev skudt i gang, holdt Søren Landkildehus et kickoff-møde med samtlige medarbejdere, hvor han informerede om, hvad der skulle ske. Samtidig blev intranettet en informationsplatform med løbende kommunikation.

Den udnævnte ambassadør og projektlederen var til stede i organisationen under hele implementeringen, og hver uge blev der holdt styregruppemøder, hvor Søren Landkildehus blev informereret om, hvorvidt kommunikationen skulle tilrettes. Endelig blev der holdt seminarer, da medarbejderne var tilbage efter sommerferie, hvor de fik genopfrisket nye arbejdsgange og funktioner.

I trygge hænder
Én ting er, hvordan kommunen internt organiserer sig og ruster sig til forandringen, noget andet er leverandørens rolle. Søren Landkildehus fortæller:

"Vi oplevede, at vi var i trygge hænder. Schultz var til stede, og Schultz' medarbejdere var ikke bare var gode til at forklare, hvordan tingene hænger sammen, men også hvorfor de hænger sådan sammen. Den forståelseshorisont er guld værd, når superbrugerne skal hjælpe andre."

Færre registreringsfejl, større driftsstabilitet
Skal Søren Landkildehus give et godt råd til andre kommuner, der overvejer at skifte til Schultz Fasit, er det at få styr på deres registreringspraksis inden:

"Da vi skiftede, blev det meget tydeligt, at vi havde en uhensigtsmæssig registreringspraksis i det gamle system. Så mit råd er at tage tyren ved hornene, inden man konverterer, og få styr på sin registreringspraksis. Også selvom man tror, at man har det."

Søren Landkildehus siger også, at skiftet til Schultz Fasit er det bedste, de har gjort:

"Der er en række praktiske opgaver, som er blevet lettere med Fasit, fx placeringer. Men den største forskel er, at Fasit er et stabilt system, og at vi hurtigere bliver opmærksomme på registreringsfejl. Samtidig gør Fasits gennemsigtighed det nemmere at fastholde fokus på at få borgerne i job. Og så er Fasit jo bare nemt, nemt, nemt."

Læs mere om Schultz Fasit.