Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Kundecases

Kundecases   3/15

Vi har kvalificeret vores arbejdsgange

Vi har kvalificeret vores arbejdsgange

"Med Schultz Intern Regelportal sikrer vi en ensartet arbejdsgang, i stedet for at vores forskellige vejlederteams hver især definerer, hvordan de skal behandle en klagesag," fortæller Cecilie Berg Mikkelsen, konsulent i Borger og Arbejdsmarked i Vordingborg Kommune.

"Vi er en stor butik," siger Cecilie Berg Mikkelsen med henvisning til de 200 medarbejdere, der er placeret i forskellige afdelinger under Borger og Arbejdsmarked i Vordingborg Kommune. "Og der er mange forskellige led inde over en borger. Derfor er det vigtigt, at man spiller bolden godt videre til sin kollega."

I maj 2016 tog Borger og Arbejdsmarked i Vordingborg Kommune den digitale løsning Intern Regelportal i brug med to mål for øje: At forankre viden i organisationen og styrke samarbejdet medarbejderne imellem ved at beskrive de interne arbejdsgange. Og det er netop det, Intern Regelportal giver mulighed for: At strukturere de interne arbejdsgange og regler i én løsning, der er tilgængelig for alle medarbejdere.

Schultz har været gode til at hjælpe os, og vi er endt med et redskab, som vi er virkelig glade for.

Cecilie Berg Mikkelsen, konsulent i Vordingborg Kommune
"Det materiale, vi havde i forvejen, var et stort sammensurium. Nogle dokumenter var fem sider lange, og det var svært at få overblik over de opgaver, der skulle løses," forklarer Cecilie Berg Mikkelsen, som har stået i spidsen for at udvikle portalen til Borger og Arbejdsmarked i Vordingborg Kommune. De medarbejdere, der anvender portalen er vejledere, virksomhedskonsulenter, ydelsesberegnere, administrative medarbejdere samt medarbejdere på jobcenterets aktivitetssteder for ledige.

Linksene er geniale
I Vordingborg Kommune har de nu inddelt deres interne dokumenter i fire forskellige typer:

"Arbejdsgange er vores hoveddokument, og så er der tre typer bagvedliggende dokumenter, man kan trække på, afhængig af hvor erfaren man er i sin opgaveløsning: En vejledning til fx et fagsystem, en tjekliste til, hvad man skal tale med borgeren om i en given samtale, og en guide til fx den svære samtale med en borger. Det gør det nemt at få overblik over, hvad arbejdsgangen reelt består i."

I Intern Regelportal er dokumenterne udstyrede med links til både relevant lovgivning og understøttende interne dokumenter. Det gør det nemt at bygge sin viden op og få overblik, forklarer Cecilie Berg Mikkelsen:

"Linksene er geniale. Det gør det også nemmere at have mange dokumenter med korte beskrivelser i stedet for de lange dokumenter, som man drukner i," fortæller Cecilie Berg Mikkelsen, der i samme åndedrag nævner portalens indholdsfortegnelse, som betyder, at man lynhurtigt kan danne sig et overblik over, hvilke bilag der hører til en bestemt arbejdsgang.

Ensartede arbejdsgange
I Vordingborg Kommune har de gjort meget ud af at definere, hvilke arbejdsgange der er fælles, uanset om man fx er vejleder eller virksomhedskonsulent. Og det er netop dem, medarbejderne oftest henter viden om.

"Medarbejderne har typisk styr på deres eget, men kommer i tvivl, når de fx skal bestille arbejdstøj eller behandle en klage. Med Intern Regelportal sikrer vi en ensartet arbejdsgang, i stedet for at vores forskellige vejlederteams hver især definerer, hvordan de skal behandle en klagesag - og så viser det sig, at vores jurist siger, at det burde være på en helt sjette måde. På den måde har vi fået kvalificeret vores arbejdsgange."

Et andet element i kvalificeringen er en skabelon, hvor medarbejderne er tvunget til at tage stilling til, hvilke interessenter og snitflader en arbejdsgang indebærer. Skal bolden spilles videre til nogle andre? Og i så fald til hvem? Det er ikke bare uvurderligt for eksisterende medarbejdere, men også for nye medarbejdere, som af gode grunde ikke har overblik over, hvordan organisationen hænger sammen, forklarer Cecilie Berg Mikkelsen.

Nemt og intuitivt
Cecilie Berg Mikkelsen erkender, at det tager tid at forankre den slags tiltag, så det bliver en del af kulturen. Men en intuitiv opbygning og en nem brugergrænseflade hjælper forankringen godt på vej. I Vordingborg Kommune har de opbygget portalen som en kopi af organisationen og de målgrupper, de arbejder med.

"Det er intuitivt og nemt at finde rundt i portalen. Enten finder man sin målgruppe eller sit team, og så går man den vej ind og finder de arbejdsgange, der er relevante."

"Schultz har været gode til at hjælpe os, og vi er endt med et redskab, som vi er virkelig glade for."

Grundlag for at arbejde smartere
For Vordingborg Kommune giver Intern Regelportal også mulighed for at bringe kvalificeringen af arbejdsgangene op på et endnu højere niveau:

"Nu, hvor vi har beskrevet, hvad vi gør, kan vi også nemmere snakke om, hvordan vi kan gøre det anderledes. Kan vi optimere vores opgaveløsning og gøre noget, der er smartere? Med Intern Regelportal har vi et fundament for at have en kvalificeret dialog."

Læs mere om Intern Regelportal.

Cecilie Berg Mikkelsen, konsulent i Vordingborg Kommune, har stået i spidsen for at udvikle Intern Regelportal til Borger og Arbejdsmarked i Vordingborg Kommune.