Informationsportaler, fagsystemer og it-løsninger

  

Kundecases

Kundecases   4/12

De små ting gør en stor forskel i en travl hverdag

De små ting gør en stor forskel i en travl hverdag

"Schultz Fasit er et fleksibelt og tilgængeligt redskab i vores dagligdag," siger Anne Berg, funktionsleder i Rebild Kommune, der i 2015 skiftede til Schultz Fasit. Men hvad kræver det egentligt at implementere Schultz Fasit og konvertere en stor mængde data?

Jobcentrene lever i en omskiftelig hverdag, hvor reformer, ressourcer og rettidighed ikke altid rimer på hinanden. Selvom de burde. Og selvom sagsbehandlerne gør alt, hvad de kan. For presset er stort, og tiden er knap. Det øger desværre risikoen for fejl og manglende rettidighed. De forhold har medvirket til, at flere jobcentre har valgt at skifte IT-system for at lette arbejdsgange og øge effektiviteten. I alt har 27 kommuner valgt at skifte til Schultz Fasit, som nu dækker over 40 % af markedet målt i antal borgere.

Men hvad kræver det egentligt at implementere Schultz Fasit og konvertere en stor mængde data? I hvilket omfang vil der være produktionstab? Og hvilke fordele kan man forvente ved at skifte til Schultz Fasit?

Datakvaliteten øges
Implementering af Schultz Fasit tager tre måneder fra den indledende afklaringsfase til konvertering, brugeruddannelse og idriftsættelse. En del af implementeringen handler om at flytte data fra det eksisterende jobcentersystem til Schultz Fasit. Her har Schultz et tungtvejende succeskriterium, som er blevet efterlevet under hver eneste implementering: At kvaliteten af data øges ved konvertering.

I afklaringsfasen afholder Schultz en workshop, hvor det bl.a. besluttes, hvor langt data skal gå tilbage, og hvilke data der ikke bør flyttes. Det giver nemlig ikke mening at flytte data, der ikke er pålidelige, eller tilbud, som ikke længere er relevante. Det betyder, at der ryddes op i jobcentrets data, så datakvaliteten øges, når Schultz Fasit implementeres. I Jobcenter Rebild blev der bl.a. ryddet op i fællesopgaver, fortæller Anne Berg.

Schultz anbefaler, at jobcentret samlet set afsætter to ugers arbejde til datakonverteringsprocessen, som består af følgende elementer:
  • Workshop om datakonvertering
  • Intern gennemgang af blueprint
  • Dataoprydning
  • Konverteringsprøve
  • Opfølgning på konverteringsprøve
Alt gik planmæssigt
Under hele konverteringsforløbet står Schultz’ forretningskonsulenter klar til at rådgive: Hvilke data giver det mening at flytte? Hvordan kan datavisninger bedst understøtte jobcentrets arbejdsgange? Og hvilke konsekvenser får en given beslutning?

Netop den faglige støtte er et af de elementer, Anne Berg fremhæver ved konverteringsprocessen:

"Det kan være svært fra min stol - som fagperson i et jobcenter - at forstå omfanget og konsekvenserne af en datakonvertering. Men vi blev virkelig taget i hånden og fik på forhånd oplyst, hvad der kunne være udfordrende ved konverteringen. Det betød, at der ikke opstod grimme overraskelser undervejs. Alt gik planmæssigt."

Svært at undgå produktionstab
Anne Berg erkender, at det er svært at undgå et vist produktionstab, når man implementerer et nyt IT-system:

"Vi oplevede naturligvis produktionstab, men det handlede om flere ting. Vi gik i drift lige op til en ferie, hvilket betød, at nogle ting fra brugeruddannelsen skulle genopfriskes, da medarbejderne vendte tilbage. Samtidig havde vi flere ledige end normalt, fordi vi har mange sæsonarbejdere, som melder sig ledige om vinteren. Og endelig havde vi to sygemeldinger blandt medarbejderne, hvilket naturligvis også påvirker produktionstabet."

Anne Berg vurderer dog, at produktionstabet blev indhentet allerede efter tre måneder i drift.

Samtidig opfordrer Anne Berg andre kommuner til at ikke at undervurdere opgaven:
"Det er vigtigt at have hele ledergruppen med i beslutningsprocessen og tage højde for hele organisationen, når man planlægger at implementere et nyt system. Set i bakspejlet kunne vi måske godt have forberedt os lidt bedre bredt set."

Generelt er brugerfladen i Schultz Fasit meget intuitiv og nem at bruge.

Anne Berg, funktionsleder i Rebild Kommune

Dét gør en forskel
Jobcenter Rebild har nu været i drift i godt et halvt år, og medarbejderne har efterhånden erfaret, hvilke funktionaliteter der gør en forskel i en travl hverdag.

"Generelt er brugerfladen i Schultz Fasit meget intuitiv og nem at bruge," fortæller Anne Berg: "Man har nem adgang til tingene og får hurtigt et overblik, fordi man ikke skal scrolle op og ned på siden. Samtidig kan man have mange faner åbne samtidig, og det passer rigtig godt til vores hverdag, fordi telefonen tit ringer, mens man er i gang med noget andet. Det er den slags små lavpraktiske ting, der gør en stor forskel i en travl hverdag."

Anne Berg fremhæver også dashboards, der giver både leder og sagsbehandler et nemt overblik over fx sager, opgaver og adviser, og som kan tilpasses den enkelte medarbejder eller det enkelte team:

"Man kan målrette sit dashboard fuldstændig efter de behov, man har. Det er især vigtigt i et fag med omskiftelig lovgivning. Fx har vi tilføjet selvbooking, så vi kan se, hvem der har selvbooket, og hvornår der er frist. Med dashboards kan vi meget hurtigere tilpasse os, end hvis der skulle udvikles ny funktionalitet. På den måde er Schultz Fasit et fleksibelt og tilgængeligt redskab i vores dagligdag."

Ny energi med nyt system
Afslutningsvist konkluderer Anne Berg, at skiftet i sig selv har haft en positiv effekt:

"At skifte fagsystem har en effekt i sig selv, fordi man får kigget på sine arbejdsgange. Der kan snige sig nogle dårlige vaner ind, når man har haft et system i nogle år, og det måske ikke har fungeret optimalt. Det tilfører ny energi at få et nyt system, og man får lyst til at gøre tingene rigtigt fra start. Det er en tilfredsstillelse at føle, at nu har vi noget nyt, og nu gør vi det ordentligt."