”Vidensdeling er helt afgørende for de kerneopgaver, der ligger i en offentlig myndighed.” Sådan lyder det fra Ankestyrelsen, der har implementeret den digitale vidensbase Schultz Vidensplatform i sin afdeling for arbejdsskader for at styrke vidensdelingen i organisationen.

Da Ankestyrelsen i 2018 overtog retssager fra Kammeradvokaten på bl.a. arbejdsskadeområdet, krævede det en retænkning af organisationens vidensdeling. For hvordan optimerer man videndelingen, så medarbejderne ikke skal søge på flere forskellige platforme for at finde fx lovgivning, principafgørelser eller interne vejledninger, når de skal behandle en sag eller fremlægge retskilder i retten?

Løsningen blev en helt ny vidensbase, hvor Ankestyrelsens medarbejdere på arbejdsskadeområdet i et pilotprojekt nu har nem og hurtig adgang til relevant information i én portal, og hvor de kan lave digitale materialesamlinger, der er nemme at samarbejde om.

Vidensdeling gør medarbejderne bedre, stærkere og hurtigere, lyder det fra Ankestyrelsen.

Søgefunktionen giver medarbejderne sikkerhed for, at de har afdækket hele emnet.

Ankestyrelsen

Effektiv søgefunktion sparer tid

I vidensbasen finder medarbejderne nemt det materiale, de skal bruge. Enten ved at udvælge specifikke emner i menuen eller søge via fritekst – eller kombinere begge funktioner.

”Muligheden for kombineret søgning gør søgefunktionen virkelig effektiv, samtidig med at den giver medarbejderne sikkerhed for, at de har afdækket hele emnet,” forklarer Ankestyrelsen.

Og når søgeresultatet vises, kan man både se dokumentets titel og en række metadata. 

”Det gør det lynhurtigt at afkode, om du har fat i det rigtige dokument, frem for at skulle klikke på hvert enkelt dokument for at blive klogere på, hvad det handler om.”

Digital materialesamling er en åbenbaring

Ankestyrelsens medarbejdere bruger bl.a. vidensbasen til at lave digitale materialesamlinger, som automatisk udstyres med indholdsfortegnelse og sidetal. Det er en kontrast til den gængse måde at udarbejde materialesamlinger, erkender Ankestyrelsen.

”Har du lavet en standard materialesamling inden for et bestemt emne, kan du nemt tilføje eller fjerne et enkelt dokument og hurtigt generere en ny indholdsfortegnelse og sidetal."

"Det er helt klart tidsbesparende,” konkluderer Ankestyrelsen, hvor den nye arbejdsmetode er blevet kaldt en "åbenbaring".

 

Schultz’ medarbejdere var gode til at give os kritisk faglig sparring, som har skabt stor værdi for os.

Ankestyrelsen

Teknologien var udviklet på forhånd 

Ankestyrelsen har prioriteret ikke at skulle igennem en lang udviklingsperiode for at komme i mål med deres vidensbase:

”Det har betydet meget for os, at vi med Schultz Vidensplatform har kunnet bygge oven på en færdigudviklet teknologi og komme hurtigt i mål med implementeringen.”

Ankestyrelsen fremhæver samtidig samarbejdet med Schultz under implementeringen:

"Vi har haft et godt samarbejde med Schultz, hvor vi fik mulighed for at komme i direkte kontakt med de personer, der arbejdede med de forskellige facetter af vidensbasen. Havde vi brug for at vende noget om dokumentindholdet, var vi fx i dialog med den ansvarlige for content management."

”Schultz’ medarbejdere var gode til at give os kritisk faglig sparring, som har skabt stor værdi for os. Det er vigtigt, at man som leverandør ikke bare føjer kundens ønsker. Så kommer man ikke frem til de samme gode resultater, som vi er nået frem til."

 

Jesper Bo Seidler
Salgsdirektør
+45 41 95 47 47