"Det var et stort plus, at vi kunne få overvågning af love og links serveret med Intern Regelportal," lyder det fra Københavns Kommune, som har implementeret den digitale løsning Intern Regelportal for at få et effektivt overblik over interne arbejdsgange på ydelses- og indsatsområdet.

I efteråret 2017 implementerede Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) i Københavns Kommune Intern Regelportal for at kunne samle beskrivelser af interne arbejdsgange i en webportal med nem adgang til relevant lovgivning og guider fra Schultz. 

Kravet var, at løsningen skulle have en intuitiv emnestruktur, give et hurtigt søgeresultat og være tilgængelig for alle brugere uden login.

Københavns Kommune ønskede samtidig et brugervenligt redigeringsværktøj til de redaktører, der dagligt vedligeholder arbejdsgangene. Det skulle være nemt at oprette helt nye arbejdsgange og enkelt at indarbejde ændringer ud fra lovændringer eller ønsker fra brugerne.

Det var udslagsgivende, at Intern Regelportal både har integration til Schultz’ lovportaler og til Schultz Fasit.

Thore Bjørnvig, AC-medarbejder, BIF, Københavns Kommune

Et tæt samarbejde

Københavns Kommune og Schultz havde et tæt samarbejde under opbygningen af portalen, hvor Schultz ydede konsulentbistand.

Der blev bl.a. afholdt workshops, hvor det blev defineret, hvilke arbejdsgange der skulle indgå, og hvilke brugere arbejdsgangene var relevante for.

Der blev også stillet skarpt på, hvad man bør være opmærksom på, når man beskriver en arbejdsgang, og hvordan man bedst sikrer overblik over lovgivning, guider og links til andre arbejdsgange.

Endelig fik de kommende redaktører en god oplæring i værktøjet, ligesom der blev holdt arbejdsmøder, hvor redaktørerne selv havde fingrene nede i systemet og fik udarbejdet en masse arbejdsgange.

 

Medarbejderne fra Schultz var imødekommende, hjælpsomme og energiske.

Kaare Grue, proceskoordinator, BIF, Københavns Kommune

Arbejdsgange ajour med loven

Resultatet er, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune nu har en portal, der giver dem et skarpt overblik over interne arbejdsgange med nem adgang for brugere og en hurtig opdateringsfrekvens, som sikrer, at de interne arbejdsgange altid er relevante og ajourførte.

"Det er en stor styrke, at links til lovgivningen tjekkes via en robot. Det betyder, at vores arbejdsgange nu i højere grad er opdaterede," konkluderer Kaare Grue.

 

Bjarne Houtved
Salgsdirektør
+45 41 95 47 79