"Schultz Fasit er et fleksibelt og tilgængeligt redskab i vores dagligdag," siger Anne Berg, funktionsleder i Rebild Kommune, der i 2015 skiftede til Schultz Fasit. Men hvad kræver det egentligt at implementere Schultz Fasit og konvertere en stor mængde data?

Jobcentrene lever i en omskiftelig hverdag, hvor reformer, ressourcer og rettidighed ikke altid rimer på hinanden. Selvom de burde. Og selvom sagsbehandlerne gør alt, hvad de kan. For presset er stort, og tiden er knap. Det øger desværre risikoen for fejl og manglende rettidighed. De forhold har medvirket til, at flere jobcentre har valgt at skifte IT-system for at lette arbejdsgange og øge effektiviteten. 

Men hvad kræver det egentligt at implementere Schultz Fasit og konvertere en stor mængde data? I hvilket omfang vil der være produktionstab? Og hvilke fordele kan man forvente ved at skifte til Schultz Fasit?

Schultz Fasit meget intuitivt og nemt at bruge.

Anne Berg, funktionsleder, Rebild Kommune

DATAKVALITETEN ØGES

Implementering af Schultz Fasit tager tre måneder fra den indledende afklaringsfase til idriftsættelse. En del af implementeringen handler om at flytte data fra det eksisterende fagsystem. Her har Schultz et tungtvejende succeskriterium, som er blevet efterlevet under hver eneste implementering: At kvaliteten af data øges ved konvertering.

I afklaringsfasen afholdes en workshop, hvor det bl.a. besluttes, hvor langt data skal gå tilbage, og hvilke data der ikke bør flyttes. Det giver nemlig ikke mening at flytte data, der ikke er pålidelige, eller tilbud, som ikke længere er relevante. Det betyder, at datakvaliteten øges, når Schultz Fasit implementeres.

Alt gik planmæssigt

Under hele konverteringsforløbet står Schultz’ forretningskonsulenter klar til at rådgive: Hvilke data giver det mening at flytte? Hvordan kan datavisninger bedst understøtte jobcentrets arbejdsgange? Og hvilke konsekvenser får en given beslutning?

Netop den faglige støtte er et af de elementer, Anne Berg fremhæver ved konverteringsprocessen:

"Det kan være svært fra min stol - som fagperson i et jobcenter - at forstå omfanget og konsekvenserne af en datakonvertering. Men vi blev virkelig taget i hånden og fik på forhånd oplyst, hvad der kunne være udfordrende ved konverteringen. Det betød, at der ikke opstod grimme overraskelser undervejs. Alt gik planmæssigt."

Svært at undgå et vist produktionstab

Anne Berg erkender, at det er svært at undgå et vist produktionstab, når man implementerer et nyt IT-system:

"Vi oplevede naturligvis produktionstab, men det handlede om flere ting. Vi gik i drift lige op til en ferie, hvilket betød, at nogle ting skulle genopfriskes, da medarbejderne vendte tilbage. Samtidig havde vi flere ledige end normalt, fordi vi har mange sæsonarbejdere, som melder sig ledige om vinteren. Og endelig havde vi to sygemeldinger, hvilket naturligvis også påvirker produktionstabet."

Anne Berg vurderer dog, at produktionstabet blev indhentet allerede efter tre måneder i drift.

Jeg kan målrette mit dashboard fuldstændig efter de behov, jeg har. Det er vigtigt i et fag med omskiftelig lovgivning. 

Anne Berg, funktionsleder, Rebild Kommune

Dét gør en forskel

Schultz Fasit er meget intuitivt og nemt at bruge, fortæller Anne Berg:

"Vi har nem adgang til tingene og får hurtigt et overblik, fordi vi ikke skal scrolle op og ned på siden. Samtidig kan vi have mange faner åbne samtidig, og det passer godt til vores hverdag, fordi telefonen tit ringer, mens vi er i gang med noget andet.

"Det er den slags små lavpraktiske ting, der gør en stor forskel i en travl hverdag."

Anne Berg fremhæver også dashboards, der giver både leder og sagsbehandler et nemt overblik over fx sager, opgaver og adviser, og som kan tilpasses den enkelte medarbejder eller det enkelte team:

"Med dashboards kan vi meget hurtigere tilpasse os, end hvis der skulle udvikles ny funktionalitet. På den måde er Schultz Fasit et fleksibelt og tilgængeligt redskab i vores dagligdag."

Ny energi med nyt system

Afslutningsvist konkluderer Anne Berg, at skiftet i sig selv har haft en positiv effekt:

"At skifte fagsystem har en effekt i sig selv, fordi man får kigget på sine arbejdsgange. Der kan snige sig nogle dårlige vaner ind, når man har haft et system i nogle år, og det måske ikke har fungeret optimalt. Det tilfører ny energi at få et nyt system, og man får lyst til at gøre tingene rigtigt fra start. Det er en tilfredsstillelse at føle, at nu har vi noget nyt, og nu gør vi det ordentligt."

Relaterede løsninger

Intelligent ledelsessystem til jobcentret
Kunstig intelligens i jobcentret
Intelligente løsninger får ledige hurtigere i arbejde og gør din sagsbehandling lettere
Digital selvbetjening
Selvbetjeningsplatforme til jobcentret
Effektivisér arbejdsgange i jobcentret og få bedre service for borgeren med selvbetjening
Ledelsesinformation
Ledelsesinformation
Få intuitivt overblik over sammenhænge mellem mål, indsatser, resultater og økonomi i jobcentret
Bjarne Houtved
Salgsdirektør
+45 41 95 47 79