I denne serie stiller vi skarpt på, hvorfor det noget abstrakte begreb – vidensdeling – har så stor værdi for ikke alene den enkelte medarbejder, men for hele organisationen. Vi spørger en række eksperter og fagpersoner til råds om, hvorfor det er vigtigt og hvordan man bedst muligt arbejder med viden.

Af Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz

Viden skal sikres. Viden skal gøre nytte. Og så skal alle have adgang til den rigtige viden. For vidensdeling handler også om intet mindre end retssikkerhed.

”Jeg bliver lidt forsinket, et kundemøde trækker ud,” skriver min kollega Jesper Seidler til mig på Teams. Selv om jeg sidder klar ved tasterne på slaget 14, havde jeg næsten forventet det. For sådan er det med Jesper Seidler. Kunderne kommer altid først. Også selv om Jesper selv har ønsket sig interviewet for at dele sine budskaber om den vidensdeling, som ligger ham så meget på sinde.

Og hvem er så denne Jesper Seidler? Han er såmænd salgsdirektør og ansvarlig for Schultz’ vidensdelingsplatform Fundament, som fx Ankestyrelsen og Frederiksberg Kommune bruger til at understøtte deling af viden internt og eksternt. Inden sin tid hos Schultz har Jesper Seidler mange år på bagen som salgsdirektør og markedschef. Han har arbejdet med IT-løsninger i størsteparten af sit arbejdsliv, primært til det offentlige med syv år i Kombit.

Jesper Bo Seidler, Director of Relationships and Strategy

Jesper Bo Seidler, salgsdirektør og ansvarlig for Schultz’ vidensdelingsplatform Fundament

Viden skal sikres

Hvorfor går Jesper Seidler så meget op i vidensdeling? Salgsdirektøren har ikke brug for tid til at tale sig varm:

”Alt om dokumenter, lovinformation og guidelines har været et mantra for mig. Verden bliver mere og mere kompleks, og det bliver sværere og sværere at få overblik. Tag bare Serviceloven og forestil dig at få et overblik over den og sæt strøm til den. Det kræver masser af værktøjer.”

Serviceloven er et eksempel fra det kommunale landskab, men Jesper Seidler kommer i samme åndedrag ind på staten:

”Udflytningen af staten har betydet, at mere end 80 % af de medarbejdere, der sad med den tavse viden, ikke fulgte med. Så både opbygningen og fastholdelsen af viden mangler man værktøjer til.”

For Jesper Seidler er det bl.a. det, der gør det interessant at arbejde med Fundament som platform for vidensdeling. Uanset, om man skal publicere viden ud til verden eller bruge det inden for egen organisation, er Fundaments formål, at organisationerne kan fastholde og sikre værdifuld viden.

Vidensdeling sikrer, at borgeren har adgang til informationer og fx kan se de afgørelser, der er truffet. Den transparens, den gennemsigtighed, man har som borger i Danmark, er ganske unik. Og den åbenhed er jo fantastisk.

Jesper Bo Seidler, salgsdirektør og ansvarlig for Schultz’ vidensdelingsplatform Fundament

Vidensdeling handler om retssikkerhed

Vidensdeling handler om at få nyttegjort viden, pointerer Jesper Seidler. Så den skaber værdi, bedre kvalitet og øget effektivitet. Alt sammen noget, som gør, at man har mere tilfredse medarbejdere, borgere og kunder. Men vidensdeling er større end det:

”Jeg har lært, hvad retssikkerheden betyder i Schultz. Fordi Schultz har et juridisk dna. Vidensdeling sikrer, at borgeren har adgang til informationer og fx kan se de afgørelser, der er truffet. Den transparens, den gennemsigtighed, man har som borger i Danmark, er ganske unik. Og den åbenhed er jo fantastisk.”

Aha. Den med retssikkerheden er ny for mig i min mission om at komme tættere på vidensdelingens betydning og brugbarhed. Jesper Seidler konkretiserer, hvordan man fx kan gå ind og læse alle højesteretsdomme. Det kræver dog, at man får viden samlet ét sted. Det kræver også, at man kan få adgang til det på en nem og intuitiv måde uden at skulle være jurist eller verdensmester inden for et fagområde. En administrator af private p-pladser kan finde det frem, han skal bruge, men som almindelig borger kan man også gå ind og finde viden og afgørelser om regler for skiltning af parkering på Vejdirektoratets afgørelsesportal, der er baseret på Fundament:

”Hvordan står jeg som borger, og hvordan ser det ud i forhold til andre afgørelser? Det får man adgang til med vores løsninger, så det ikke bare er tavs viden, der ligger bag tre døre.”

Vidensdeling kan handle om, at kommunernes medarbejdere har smartphones med viden, der giver hurtig adgang til instrukser, som kan øge livskvaliteten hos borgerne – og i sidste ende redde liv. Det er jo ikke spor abstrakt.

Jesper Bo Seidler, salgsdirektør og ansvarlig for Schultz’ vidensdelingsplatform Fundament

Vidensdeling kan redde liv

Jeg vil have begrebet vidensdeling til at gå fra buzz til brugbar, at gå fra abstrakt til konkret. Og det forstår Jesper Seidler rent faktisk. Vidensdeling handler ikke bare om viden i såkaldt videnstunge organisationer. Det handler også om at have nem og tilgængelig viden fx i form af instrukssystemer:

”Vidensdeling kan handle om, at kommunernes medarbejdere fx på omsorgsområdet har smartphones med viden, der giver hurtig adgang til instrukser, som kan øge livskvaliteten hos borgerne – og i sidste ende redde liv. Det er jo ikke spor abstrakt.”

Vidensdeling kan altså være adgang til en løfteguide til, hvordan man flytter en borger fra en seng til en stol, en såkaldt giraf. Og hvis man som medarbejder ikke har mødt netop den giraf før, kan man slå op i sine instrukser og finde ud af, hvordan man undgår, at borgeren får tryksår, og hvordan man selv undgår at få sig en arbejdsskade. Det er nem og tilgængelig viden, der gør en forskel for en borger eller en medarbejder.

 

Vidensdeling skal være nemt

Endnu en pointe er, at det skal være nemt at dele. Uanset om det handler om en løfteguide til en giraf eller juridiske domme og afgørelser. Vidensdeling må ikke være en tung proces:

”Man skal se nytteværdien i, at hvis jeg deler viden med mine 25 kollegaer, så får jeg også selv 25 andre vidensprodukter ind hos mig. Men jeg skal ikke bare have det væltende ind som på et intranet eller i en SharePoint løsning. Min viden skal være styret og sorteret.”

Så det skal være nemt og intuitivt for organisationens medarbejdere ikke bare at få adgang til viden, men også selv at lægge viden ind i form af fx best practise. 

Vi ser mange afgørelser blive omstødt af Ankestyrelsen, fordi afgørelsen er sket på et ufuldstændigt grundlag. Så en organisation skal sikre sig, at medarbejderne har adgang til den rigtige viden. Og det er ledelsens ansvar.

Jesper Bo Seidler, salgsdirektør og ansvarlig for Schultz’ vidensdelingsplatform Fundament

Adgang til den rigtige viden

Jesper Seidler fortsætter sine budskaber. Viden er med til at skabe, hvad en organisation skal bidrage med, mener han. Derfor er vidensdeling i bund og grund et spørgsmål om ledelse. For det er lederen, der skal sikre sig, at medarbejderne har adgang til den rette viden. Og jo nemmere, det er at få den viden, og jo mere sikker man er på, at den viden er korrekt og opdateret, jo mere tilbøjelig er man til at søge hen på vidensdelingsplatformen for at være 100 % sikker.

Uanset om vi står på omsorgsområdet, eller vi arbejder med sagsbehandling, bruger vi viden i form af dokumenter. Og vidensdelingen skal gøre, at medarbejderne træffer den rigtige, relevante og retfærdige afgørelse på et objektivt grundlag. Det sker kun, hvis man har nem adgang. Og har opdateret viden vel at mærke:

”Vi ser mange afgørelser blive omstødt af Ankestyrelsen, fordi afgørelsen er sket på et ufuldstændigt grundlag. Så en organisation skal sikre sig, at medarbejderne har adgang til den rigtige viden. Og det er ledelsens ansvar.”

Jesper Seidler tilføjer:

”En af de største udfordringer er adgang til den rigtige version af dokumentet. Er det den rigtige lov eller den rigtige bekendtgørelse, jeg henviser til? De analoge vedligeholdelser af links og andre håndholdte vidensløsninger duer ikke i nutidens verden med så mange forandringer. Man er nødt til at have noget, der automatiserer vedligeholdelsen.”

Jesper Seidler er ikke til at stoppe:

”Vi skal også indse, at vi ikke alle sammen kan være verdensmestre og specialister i alle sager, så det er vigtigt at kunne slå op i en særlig sag, som man ikke er vant til. Fx er man i en landkommune måske vant til at tage imod ansøgninger om husdyrhold. Det vil være yderst sjældent i Københavns Kommune, men når en rideskole en sjælden gang har brug for det, ville det jo være rart at kunne dele viden med sin kollega i landkommunen.”

Så viden kan også deles på tværs af kommuner, hvor det har en bred værdi. Selv om kommunerne er forskellige og unikke, har de samme typer af opgaver, uanset om de hedder Læsø eller Københavns Kommune.

Schultz’ vision for vidensdeling er krystalklar. Det er at sikre nem adgang til den rette viden – så den rette viden gør nytte, så den passive viden bliver aktiv.

Passiv viden bliver aktiv

Vores kunder på Fundament er ofte organisationer, der skal publicere en stor mængde afgørelser og dokumenter, som man er forpligtet til, og det er ofte offentlige virksomheder. Nogle bruger Fundament som intern vidensbase, fordi de får mange henvendelser. Et eksempel er Skattestyrelsens Kundecenter, hvor medarbejderne får henvendelser fra borgere og virksomheder om alle former for skattemæssige spørgsmål. De bruger Fundament som et internt vidensdelingsværktøj, hvor de så at sige gør den tavse viden struktureret, så man som medarbejder netop ikke behøver at være ekspert, men har adgang til artikler fra kolleger, der er dybt nede i metieren.

Andre kunder er advokatbranchen og rådgiverbranchen, der arbejder med juridiske tunge dokumenter, hvor man har et behov for at skabe relationer mellem dokumenterne og opbygge materialesamlinger, som kan bruges i retten. Passiv viden bliver på den måde gjort aktiv, fordi kunderne bruger viden til at sætte ind i en anden kontekst.

Schultz’ vision for vidensdeling er krystalklar. Det er at sikre nem adgang til den rette viden – så den rette viden gør nytte, så den passive viden bliver aktiv. Men hvorfor er vidensdeling egentlig kommet til at fylde så meget i Schultz, spørger jeg til sidst. Jesper Seidler tøver ikke med sit svar. Schultz har jo i mere end 350 år altid arbejdet med formidling af viden. Dengang vi trykte bøger, var det også vidensdeling. Derfor ved vi om nogen, at det ikke er mængden af viden, men kvaliteten af den, der er afgørende. Det gælder også her. Viden skal struktureres, styres og sorteres. Det skal Jesper Seidler også. Så vi leverer viden til tiden. Vi har aftalt at slutte kl. 15, og vi slutter på slaget.

Læs også

Udsigt over København
Sådan arbejder en jurist i kommunen med vidensdeling
Vidensarbejdet er med til at styrke borgernes retssikkerhed
Teamwork - vidensdeling
Schultz: Vidensdeling kræver vilje og mod
Hos Schultz har vi gjort det til vores mål at bane vejen for effektiv vidensdeling
Peter Holdt Christensen, Lektor Fra CBS
Ekspert i vidensdeling: Vi deler kun med dem, der er tæt på
Interview med Peter Holdt Christensen, lektor fra CBS