I denne serie stiller vi skarpt på, hvorfor det noget abstrakte begreb – vidensdeling – har så stor værdi for ikke alene den enkelte medarbejder, men for hele organisationen. Vi spørger en række eksperter og fagpersoner til råds om, hvorfor det er vigtigt og hvordan man bedst muligt arbejder med viden.

Af Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz

Jeg har aldrig set hende før. Min nye kollega. Selv om hun startede for flere måneder siden. Det skyldes naturligvis Corona-krisen. Men nu skal jeg møde Pernille Olsson, der skal stå i spidsen for vidensdelingsplatformen Fundament. Ikke bare på skærmen, men sådan rigtigt i levende live i et af Schultz´ nye lokaler i Valby.

Jeg har glædet mig. Jeg bliver faktisk så begejstret, da hun træder ind, at jeg glemmer alt om retningslinjer og rækker hende hånden for at præsentere mig. Men det må vi jo ikke, smiler min nye kollega høfligt. Men tale sammen må vi heldigvis, og Pernille har lovet at hjælpe med at opfylde min mission om at gå fra vidensdeling som buzzword til vidensdelingens betydning og brugbarhed. Hun er en af de udvalgte, der skal forklare vidensdeling, så alle kan forstå både det og værdien af det. Inklusiv undertegnede. Det virker hun nu ikke særlig presset over, men Pernille Olsson har mildest talt også solid erfaring at trække på. Netop ankommet fra Malta, er hun startet i Schultz. Ikke fra en ferie vel at mærke, men fra Malta som fast bopæl, hvor Pernille arbejdede freelance.

”Jobopslaget som produktchef i Fundament var som skrevet til mig,” fortæller Pernille begejstret, fordi jobbet kombinerer hendes tidligere erfaring med at lave Knowledge Management-systemer hos advokatvirksomhederne Kromann Reumert og Horten og jobbet som Head of Product Management i Karnov, hvor hun har været ansvarlig for at udvikle, drive og vedligeholde Karnovs platform i Danmark og Sverige.

Pernille Olsson, produktchef på Fundament

Vidensystemer skal holde vand

I sit nye job arbejder Pernille med Schultz Legal Research og Knowledge Management og bruger sin stærke domæneviden og indsigt fra advokatbranchen. Jeg spørger, hvad Pernilles arbejde med vidensdeling i advokatbranchen gik ud på for at blive klogere på, hvad dette for mig stadig ret abstrakte vidensdeling mere konkret består i.

Pernille har udviklet og drevet deres interne portaler til vidensdeling, også kaldet vidensystemer. Hos Kromann Reumert var det et veletableret arbejde, hvor hun hos Horten stod for at bygge det op fra skratch. I vidensystemerne opbevarer man dokumenter med ’videndelingsværdi’, fx juridiske paradigmer (standarddokumenter), som kan genbruges i en given sag. Paradigmerne var guldet hos Kroman Reumert, fortæller Pernille, og bliver revideret mindst en gang om året. Juristerne skal kunne stole på, at paradigmerne er valide og holder vand. For fejl er katastrofale.

Videndeling er ikke hokus pokus

Men hvad er det helt præcist for en værdi, som vidensdeling skaber, spørger jeg, selv om det måske burde være indlysende nu. Eksperten i vidensdeling over for mig mener ikke, at der er noget hokus pokus i vidensdeling: ”Humlen i værdien af vidensdeling er banal. Den er jo, at vi ikke skal opfinde den dybe tallerken flere gange.”

Den pointe kan man næppe være uenig i. Vidensdeling handler om at effektivisere og kvalitetssikre det arbejde, der allerede er oparbejdet i en organisation. For den viden skal bibeholdes, opdateres og genbruges. Pernille fortsætter forklaringen. Når de fuldmægtige jurister i de store advokathuse fx flytter afdeling, skal de hurtigt op på niveau og skaffe overblik over nyt stof. Her er en vidensdelingsplatfom central. For slet ikke at snakke om, når folk stopper på en arbejdsplads. Uden vidensdeling er deres viden væk. ”Derfor skal deres viden ud af deres hoveder og så vidt muligt ind i vidensdelingssystemet.” Og meget af den vidensdeling kan godt kan lade sig gøre. ”Vi taler jo om dokumenter i en dokumentdatabase. Det er faktuel viden, og den viden kan indfanges i dokumenter.”

Humlen i værdien af videndeling er banal. Den er jo, at vi ikke skal opfinde den dybe tallerken flere gange.

Pernille Olsson, produktchef på Fundament, Schultz

Vi skal vide, hvad brugerne gør

Men når vidensdeling kan lade sig gøre og er så vigtig, hvorfor gør vi det så ikke nok, spørger jeg nysgerrigt. Pernille forklarer tålmodigt. Hun går selv undersøgende til værks, for hun vil vide, hvad brugerne tænker, mener og ikke mindst, hvad de gør. Pernille har været vant til at arbejde med højt specialiserede jurister, og deres viden er kompleks. Når vi skal bygge systemer til dem, skal vi kunne sætte os ind i, hvad de har brug for, og hvad de vil opnå. Hvornår er det fx, de går i stå, når de leder efter viden? De spørgsmål skal besvares for at finde frem til de udfordringer, hun så gerne vil hjælpe med at fikse. For vidensdeling handler netop om at finde genveje til bedre og hurtige løsninger for brugerne. ”Vi skal hjælpe brugerne den letteste vej til målet.”

Hvilke genveje byder Fundament så på i fremtiden, spørger jeg, og Pernille giver sit bud på, hvordan visionen bag Fundament giver muligheder for på sigt at integrere en organisations egne Knowledge Management-dokumenter med dokumenterne i Schultz Legal Research – fx love, domme og afgørelser. Det vil betyde, at hvis man i sine notater eller kontrakter angiver links til fx paragraffer, vil man kunne komme til paragraffen inden for samme domæne. Vi vil måske også kunne tilbyde at gøre organisationerne opmærksomme på, hvis de i deres løsning i Fundament linker til fx en lov, der siden er blevet opdateret og kræver, at dokumenternes indhold opdateres - og på den måde bidrage til større kvalitetssikring af organisationens egne dokumenter.

Man skal ikke bare dele viden, man skal også dele gevinsten, når det går godt. For man afgiver magt og prestige, når noget af det, man kan og ved, kan proppes ind i et system.

Pernille Olsson, produktchef på Fundament, Schultz

Beløn videndeling

Pernille stråler som en sol, og passionen for vidensdeling er ikke til at tage fejl af. Når man lytter til hende, skulle man tro, at hun er uddannet jurist eller informationsspecialist, men det er ikke tilfældet. Hun er derimod cand. mag i historie og psykologi og har suppleret med en uddannelse til juridisk assistent. En god portion psykologi er næppe heller af vejen, når man skal have mennesker til at forstå, hvorfor de skal dele viden, når de har hamrende travlt, og vidensdeling naturligvis ikke altid prioriteres i forhold til sagsarbejdet. Frugterne høstes heller ikke på den korte bane. Det er den evige udfordring og en af grundene til, at vidensdeling til tider syltes.

Det er svært at sikre fokus på vidensdeling, fordi arbejdet med vidensdeling ikke er debiterbart og derfor ikke nødvendigvis har den store prestige. Desuden er værdien asynkron, for det er først næste gang, juristerne får sagen, der ligner, at de ser værdien af vidensdeling. Så ledelsesopbakning er et must. Det kan fx gøres ved at sørge for, at advokaterne kan registrere tid på vidensarbejde og ved at signalere, at det har værdi for virksomheden.

Det er også Pernilles erfaring fra advokatbranchen, at en videnansvarlig partner er central. Vidensdeling kommer ikke til at glide af sig selv. Der skal være en, der har ansvaret. En, der kan gå forrest og støtte og opfordre til vidensarbejde. Det har god signalværdi.

Er der flere benspænd, bliver mit sidste spørgsmål. Pernille understreger vigtigheden af at have systemer, der honorerer, at ”hvad der er godt for os, er også godt for dig.” Man skal ikke bare dele viden, man skal også dele gevinsten, når det går godt. For man afgiver magt og prestige, når noget af det, man kan og ved, kan proppes ind i et system. Det kræver mod af den enkelte og en fælles ånd i organisationen. Til gengæld er der ingen tvivl om, at vidensdeling sparer tid og penge på den lange bane for alle.

Alt det kan jeg rent faktisk sagtens forstå. Jeg ved lidt mere om vidensdeling nu. Det tror og håber jeg faktisk også, at I gør. Så Pernille har holdt sit løfte.

LÆS OGSÅ

Mette Marie Callesen, chefredaktør
Vidensdeling – fra buzz til brugbar?
Chefredaktør Mette Marie Callesen er på en mission
Knowledge management løsning til effektiv vidensdeling og nem dokumentstyring.
Styrk vidensdelingen i jeres organisation
Schultz Vidensplatform samler organisationens viden og centrale dokumenter ét sted
Legal tech løsning til fyldestgørende juridisk informationssøgning.
Intelligent juridisk informationssøgning
Schultz Legal Research er din vej til nem og fyldestgørende juridisk informationssøgning
Mette Marie Callesen
Chefredaktør for Vejlederforum