”Det har frigivet ressourcer til, at vi kan have fokus på det, vi er gode til!” Sådan siger visitationskoordinator Rachida Amrane om den digitale selvbetjeningsløsning Schultz Fremmøde, der bruges til at føre fravær for kursisterne på hendes arbejdsplads, Frederiksberg Kommunes beskæftigelsesenhed F86.

På F86, i Center for Aktiviteter, booker Rachida Amrane dagligt borgere ind på forskellige brancheværksteder, undervisningsforløb og kurser. Sygemeldte, borgere i jobafklaringsforløb og ledige på uddannelses- eller kontanthjælp kan få hjælp til bl.a. brancherelateret opkvalificering, opdatering af CV’et, coaching, beskæftigelsesvejledning og meget mere. Som tovholder igennem 13 år på de mange forskellige tilbud har Rachida Amrane oplevet lidt af hvert, når det kommer til fremmøderegistrering og journaliseringen af rapporter og fremmødesedler. De sidste fem år har hun og kollegerne i Frederiksberg Kommune dog benyttet Schultz Fremmøde til at registrere fravær og fremmøde – og med stor succes.

Systemet kan synliggøre eventuelle mønstre for både os og borgerne. 

Rachida Amrane, visitationskoordinator, Frederiksberg Kommune

DET HELE KØRER AUTOMATISK

Schultz Fremmøde, der er en del af selvbetjeningsplatformen Schultz Connect, er kompatibelt med fagsystemet Schultz Fasit, som også anvendes i Frederiksberg Kommune. 

”Med Fasit og Fremmøde kører det hele bare automatisk. Så når vi på F86 fx konstaterer, at en kursist er udeblevet, registrerer vi ved endt lektion fraværet i Fremmøde, som så generer en negativ hændelse i Fasit,” forklarer Rachida Amrane.

Herfra er det borgerens jobkonsulent eller kommunens partshøringsenheds opgave at vurdere fraværet.

”Vi har oplevet, at rollerne er blevet bedre fordelt”, pointerer Rachida Amrane. Og det gør, at hun og kollegerne på F86 nu sparer tid og kan fokusere på kerneopgaven.

FARVEL TIL MANUELT ARBEJDE

Tidligere registrerede personalet på F86 først borgerens fravær på tredjedagen, hvor man i mellemtiden forsøgte at få kontakt til borgeren, der ville få en chance for at forklare sit fravær. Hvis man ikke kunne få fat på borgeren, var det Rachida Amranes opgave at sende en mail til jobkonsulenten, der ville kontakte borgeren, gennemføre partshøring eller indkalde til samtale.

De mange mails og forskellige oplysninger frem og tilbage mellem jobcenter, Rachida Amrane og kollegerne på F86 holdt hun styr på ved hjælp af Excel-ark og mapper – og det var ikke nemt at jonglere med fraværsgodkendelser, journalnotater og borgernes sager.

Det tunge og manuelle arbejde betød i praksis, at Rachida Amrane var nødt til at lave én stor månedlig registrering af borgernes fremmøde, hvor det gjaldt om at have tungen lige i munden. I dag registreres fremmøde løbende i Schultz Fremmøde og overføres til Schultz Fasit.

Det nuværende system betyder, at Rachida Amrane og hendes kolleger ikke skal forholde sig til, om fraværet er lovligt eller ulovligt, ligesom F86 ikke bruger energi på at huske at ringe til udeblevne kursister. De er blot ”observatører”, som hun udtrykker det:

”Vi observerer bare og sørger for at registrere det i systemet. Det kan jo fx sagtens være, at en jobkonsulent sidder inde med en viden, som retfærdiggør borgerens udeblivelse – som en indlæggelse eller lignende. Samtidigt er vores parthøringsenhed nu inde over processen med daglige partshøringer og beslutninger om, hvornår der skal sanktioneres.”

Det er et godt værktøj i samtalerne, ligesom det indirekte er med til at gøre vores tilbud bedre.

Rachida Amrane, visitationskoordinator, Frederiksberg Kommune

TÆTTERE PÅ BORGEREN

Den hurtigere reaktion med Schultz Fremmøde er også en gevinst for borgeren, fremhæver Rachida Amrane. For jo hurtigere kommunen kan reagere, des bedre kan de hjælpe. Derfor oplever Rachida Amrane også, at de på det frederiksbergske tilbudssted er kommet tættere på borgeren.

Et andet vigtigt element er det grafiske fraværsoverblik, som skaber en oplyst og tidlig dialog kommune og borger imellem:

”Systemet kan synliggøre eventuelle mønstre for både os og borgerne. Det er et godt værktøj i samtalerne, ligesom det indirekte er med til at gøre vores tilbud bedre”, siger Rachida Amrane og fortsætter:

”Disse oplysninger i Schultz Fremmøde benytter en del jobkonsulenter sig også af. De kan fx også lynhurtigt se, hvornår den næste ledige tid til et af vores kurser er.”

”Der er mange led i det, der har gjort det nemmere for os”, siger Rachida Amrane, inden hun runder af: ”Vi er ganske enkelt glade for det.”

Relaterede løsninger

Få seneste nyt om projekter, fokusområder og planlagte aktiviteter i Schultz Fasit
Fagsystem til jobcentret
Effektiv beskæftigelsesindsats med fokus på resultater og intelligent jobformidling
Intelligent ledelsessystem til jobcentret
Kunstig intelligens i jobcentret
Intelligente løsninger får ledige hurtigere i arbejde og gør din sagsbehandling lettere
Ledelsesinformation
Ledelsesinformation
Få intuitivt overblik over sammenhænge mellem mål, indsatser, resultater og økonomi i jobcentret
Bjarne Houtved
Salgsdirektør
+45 41 95 47 79