"Med Schultz Forum sparer jeg minimum ti minutter hver eneste gang, jeg skal journalisere en SMS-samtale med min borger," fortæller Ana Thonke Drk, koordinerende sagsbehandler i Slagelse Kommune.

I 2020 tog Slagelse Kommune den digitale løsning Schultz Forum i brug med et mål for øje: At optimere arbejdsgangen for den digitale kommunikation med borgeren.

"Jeg elsker, når jeg kan reducere tidsforbrug i arbejdsprocessen, som fx når nogle borgere gerne vil kommunikere over SMS. Før brugte jeg meget tid på at klippe og klistre fra telefonen til et dokument, lave om til PDF og journalisere den - alt det forsvinder lynhurtigt, for i Schultz Forum har jeg det hele."

 

STYRKET KOMMUNIKATION

Schultz Forum er et værktøj til kommunikation mellem jobcentret og borgeren, som giver jobcentret mulighed for at effektivisere beskæftigelsesindsatsen ved nemt og sikkert at kunne føre kommunikation med borgeren gennem applikationen.

"Nogle borgere får ondt i maven, når der kommer nyt i deres e-Boks. De ved ikke, om det er godt eller skidt. At man kan sende en lille besked i almindeligt talesprog betyder, at stress- og angstniveauet falder hos vores borgere," fortæller Ana Thonke Drk, der er glad for den uformelle kommunikation med borgeren:

"Det bliver en meget nedtonet dialog i stedet for hårde instrukser. Det kan jeg godt lide – og det gør borgerne mere trygge."

Samtidig beskriver Ana Thonke Drk, at Schultz Forum kan gøre det lettere for jobcentret at leve op til databeskyttelsesforordningen:

Med Schultz Forum ved vi, hvem vi taler med, og vi er sikre på, at vi har fat i den rigtige person – det er ikke en anden, som bare har lånt telefonen.

Ana Thonke Drk, koordinerende sagsbehandler, Slagelse Kommune

NEM ADGANG FOR BORGEREN

Ana Thonke Drk starter altid med at forklare sin borger, at hun gerne vil benytte sig af Schultz Forum, fordi det letter SMS-kommunikationen frem og tilbage. Herefter gennemgår hun applikationen med borgeren:

"Jeg starter med at installere Schultz Forum sammen med borgeren. Jeg sender dem et dokument med en guide til, hvordan de skal gøre, og så gør vi det sammen. Når vi har afprøvet det i en test-besked, kan de se, hvor nemt det er."

Borgeren registrerer første adgang med NemID og herefter en pinkode. Schultz Forum giver borgeren overblik og oplysninger om planlagte møder og beskeder fra sagsbehandleren.

Ana Thonke Drk forklarer også, at hun nemt kan inddrage andre af borgerens kontaktpersoner i kommunikationen med borgeren:

"Hvis jeg tilføjer sekundære kontaktpersoner, kan jeg som sagsbehandler sørge for, at min jobformidler kommer med i samtalen, så vi har en fælles samtale alle tre. Det er en nem måde at kommunikere på, og jeg behøver ikke at bruge tid på at prøve at koordinere tre, måske fire, mennesker, som skal ringe og koordinere hinandens kalendere."

EFFEKTIV JOURNALISERING

Udover en mere fleksibel kommunikation med borgeren, sikrer Schultz Forum effektiv journalisering af chats. Det gør det nemmere for sagsbehandleren at tage hånd om de vigtige opgaver, forklarer Ana Thonke Drk:

"Jeg tror helt enkelt, at jo mere besværligt det er, jo dårligere er man til at huske at journalisere. Man ved, at man skal journalisere, men det kommer lidt i baggrunden, fordi der hele tiden kommer nye opgaver ind fra højre. At du bare med en knap kan journalisere, og så er den del afsluttet, fjerner en del stressmomenter. Jeg ved, at jeg har journaliseret, og så kan jeg lægge det til side og gå videre til næste opgave."

ALT SAMLET I EN APPLIKATION

Schultz Forum er integreret med Fasit, og beskeder, der journaliseres, sendes direkte til borgerens sag i fagsystemet. Borgeren får gennem applikationen adgang til nyheder, som kan være nye jobopslag, messer eller andre relevante tilbud. Sagsbehandler kan fx udsøge specifikke borgere i Fasit og målrettet nudge disse borgere via Schultz Forum. Endelig får borgeren adgang til en kalender, så der er styr på møderne i jobcentret.       

Schultz Forum samler på den måde de relevante funktioner, og Ana Thonke Drk glæder sig til, at det udvides med en integration til Schultz Booking også:

"I stedet for at borgerne skal holde øje med, om jeg har lavet en frist på Jobnet.dk og derefter vende tilbage, kan de selvbooke via Schultz Forum. Det er fedt, at alt er samlet i en applikation, som borgerne ved, har med kommunen og jobcentret at gøre. Når beskeden popper op i Schultz Forum, er det simpelt for borgeren at se, at der er sat en frist fra sagsbehandleren. Borgeren kan med det samme tjekke sin kalender – det vil tage mindre end 15 sekunder at respondere på det og få det gjort."

Relaterede løsninger

Schultz Forum giver borgeren overblik og oplysninger om planlagte møder, aktiviteter og beskeder fra sagsbehandleren.
Nem og fleksibel kommunikation
Schultz Forum er dit værktøj til at føre sikker kommunikation med borgeren
Målret jobcentrets onlinetilbud med Schultz Booking.
Selvbooking
Målret jobcentrets onlinetilbud med Schultz Booking
Effektivisér arbejdsgange i jobcentret og få bedre service for borgeren med selvbetjening.
Selvbetjeningsplatforme til jobcentret
Effektivisér arbejdsgange i jobcentret og få bedre service for borgeren med selvbetjening
Bjarne Houtved
Salgsdirektør
+45 41 95 47 79