Digitale løsninger skal først og fremmest gøre gavn. Men utilstrækkelig introduktion og mangelfuld videreudvikling af kompetencer kan gøre medarbejdere frustrerede. Det går ud over interessen og evnen til at omlægge arbejdsgange, og det kan skabe modstand mod nye digitale tiltag. 

 

I en tid med konstante digitale forandringer, er det helt afgørende, at brugerne er godt klædt på til at arbejde i deres fagsystem. Samtidig kan en høj grad af medarbejderudskiftning trække på ressourcerne i forhold til onboarding og sidemandsoplæring – både i form af tid og fordi dårlige vaner videreføres. Det er derfor vigtigt at have fokus på effektiv onboarding, medarbejderudvikling og løbende digital opkvalificering. 

Schultz Fasit E-learning er en løsning til modulbaseret systemtræning og fleksibel onlineundervisning i fagsystemet Schultz Fasit. De obligatoriske træningsmoduler, interaktive øvelser og afsluttende tests betyder, at alle medarbejdere får det samme fundament, at nye medarbejdere hurtigere kan arbejde selvstændigt, og at de får mod på og lyst til at kunne lære sig selv nye funktioner og blive mere selvhjulpne brugere. 

Undervisning skåret ind til benet

Schultz Fasit E-learning er udviklet i tæt samarbejde med firmaet ProLearning, som er eksperter i e-læring og it-uddannelse.

ProLearning fremhæver, at en af styrkerne ved e-læring er, at brugeren får en kort og præcis præsentation af de enkelte emner. I et fagsystem som Schultz Fasit er der specifikke procedurer og retningslinjer at arbejde efter, og modulerne i onlineundervisningen viser brugeren præcis på hvilken måde, man fx skal oprette en sag – og det gør e-læring helt oplagt at bruge ved systemtræning. 

”Når man som bruger skal lære et nyt system at kende, kan det ofte være helt uoverskueligt. Med e-læring kan man tilknytte eksempler fra ”virkelige” arbejdssituationer med fx en borger med specifikke udfordringer. Den slags øvelser i systemet vil hjælpe brugeren til bedre at kunne huske systemets funktionaliteter bagefter”, fortæller Christine Dyhr Rask, som er afdelingsleder i ProLearning, og som har medvirket ved produktionen af de mere end 50 læringsvideoer i Schultz Fasit E-learning. 

Undervisningen følger den mest oplagte vej gennem systemet. På den måde får brugeren trænet bedste praksis.

Christine Dyhr Rask, afdelingsleder, ProLearning

Christine Dyhr Rask sammenligner Schultz Fasit med en stor værktøjskasse med flere tusind stykker værktøj. Det kan ved første øjekast være svært at vide, hvilket værktøj, man skal bruge til at løse opgaven, men læringsvideoerne viser præcist hvilke stykker værktøj, der skal bruges og i hvilken rækkefølge. 

Christine beskriver onlineundervisning i systemtræning som lineært: ”Brugeren skal løse en opgave ved hjælp af bestemte knapper, og når opgaven er løst, kan brugeren gå til næste trin og videre i modulerne. Undervisningen er visuelt opbygget, og brugeren kan med det samme teste sin nye viden. Det er nemt at håndtere.” 

”Når brugeren har styr på de mest centrale arbejdsgange, bliver det nemmere at bygge ovenpå”, fortæller Christine og uddyber: ”E-læring skaber en forståelse for grundprincipperne, og derved kan brugeren lettere selv tilegne sig yderligere viden ved at gå nye veje.” 

 

Større fleksibilitet og mindre ressourceforbrug 

Udgangspunktet for de fleste kommuner er sidemandsoplæring, som er en dyr undervisningsform, og i nogle tilfælde ikke særlig effektiv. Dårlige vaner og uhensigtsmæssige arbejdsgange bliver bragt videre, og det kan tage lang tid at blive klædt ordentligt på. 

”Når vi omdanner undervisning med tilstedeværelse til e-læring, skærer vi alt overflødigt væk og kommer ind til sagens kerne. Modulerne formidler de vigtigste budskaber og viser den lineære vej, og det gør e-læring tidsbesparende – faktisk kan man koge en hel dags undervisning ned til én times undervisning i e-læring”, fortæller Christine Dyhr Rask, som også fremhæver fleksibiliteten i undervisningen som en anden central styrke ved e-læring: ”Undervisningen kan følges uanset tid og sted, og man behøver ikke at tage det hele på én gang. Brugerne kan eksempelvis nøjes med at tage modulerne, når der er brug for det – og kan altid genbesøge modulerne, hvis de har glemt noget.” 

Med e-læring får man opbygget et fælles sprog. Alle medarbejdere får over tid og på tværs af organisationen den samme formidling og dermed samme viden.

Christine Dyhr Rask, afdelingsleder, ProLearning

Strategisk værktøj til kompetenceudvikling

Når først medarbejderne har adgang til læringsuniverset, er det ProLearnings erfaring, at e-læring giver organisationen mere motiverede og bedre uddannede medarbejdere, fordi der ikke længere skal ske en økonomisk bevilling til videreuddannelse fra en leder.

Derudover kan ledelsen i jobcentret spare ressourcer og omkostninger på planlægning, undervisning, forberedelse og lokalestyring sammenlignet med sidemandsoplæring og undervisning med tilstedeværelse.

Medstifter og partner i ProLearning, Per Mølgaard Thorsen, er derfor ikke i tvivl om, at e-læring også er interessant set fra et ledelsesmæssigt perspektiv. 

”Systemet kan bruges som et strategisk værktøj til monitorering over hvilke medarbejdere, der har gennemført og bestået hvilke kurser. Ledelsen får altså et kompetencestyringsværktøj, der giver overblik over og dokumentation på, at medarbejderne har gennemført undervisningen,” fortæller Per og uddyber:  

”E-læring kan bruges som et strategisk planlægningsværktøj, hvor man pusher obligatoriske kurser ud til både relevante medarbejdere og til medarbejdere, som er inden for målgruppen.” 

Som leder kan man være proaktiv omkring kompetenceudvikling, -styring og opkvalificering på en helt anden måde.

Per Mølgaard Thorsen, partner, ProLearning

ProLearning bruger Plan2Learn som Learning Management System, og her vil den ansvarlige leder altid kunne trække et overblik over, hvor medarbejderne er henne rent kompetencemæssigt. Og holde øje med, om der er medarbejdere, der ikke når i mål.

Per Mølgård Thorsen understreger betydningen af systemet: ”Tidligere var det bare vigtigt, at viden var tilgængelig for medarbejderne. I dag kan det i langt højere grad bruges som et strategisk værktøj til at kunne se, om medarbejderne rent faktisk har de relevante kompetencer.

En medarbejder vil kunne tage sine kompetencer med sig og få merit for gennemførte kurser, når de får en ny rolle i jobcentret eller skifter arbejde til en anden kommune.” 

Effektiv onboarding og et dynamisk opslagsværk

E-læring egner sig både til helt nye brugere, som skal onboardes og alle ikke-nye brugere, som skal bruge modulerne i hverdagen. Systemet kan bruges til at genopfriske hukommelsen, til at slå op i og tjekke om man gør det rigtige og til at holde sig ajour med ny funktionalitet. 

”Systemet er særdeles effektivt i forhold til onboarding, fordi alle nye medarbejdere automatisk kan tilmeldes forløbet ved ansættelsens start. Det giver ro i maven for den nye medarbejder, som har en konkret opgave til at starte med.

Når medarbejderen har bestået modulerne, får lederen automatisk besked og skal ikke bruge tid på hele tiden at følge op på den nye medarbejders kompetencer. Det giver en tryghed for alle parter,” afslutter Per Mølgaard Thorsen. 

Hvem er ProLearning?

Schultz Fasit E-learning er blevet til i et samarbejde mellem Schultz og ProLearning, hvor Schultz står for den faglige viden om jobcentrenes arbejdsprocesser, og ProLearning har bidraget med viden om og erfaring med at producere e-læring. I fællesskab fandt vi frem til, hvordan processerne skal formidles, skåret alt overflødigt væk, og omsat stoffet til brugervenlige videoer. 

I fællesskab vedligeholder vi systemet, så videoerne altid er ajour i forhold til gældende funktioner. Ved ændringer i Schultz Fasit, bliver eksisterende videoer udskiftet med nye – og kommer der helt nye læringsmoduler til, bliver lederen i jobcentret automatisk adviseret.

 

Christine Dyhr Rask
Afdelingschef i ProLearning med mere end 10 års erfaring i at udvikle e-læring i systemtræning.  

Per Mølgaard Thorsen
Medstifter og partner i ProLearning, som i mere end 20 år har arbejdet med læring og e-læring i det offentlige. 

Systemkurser

Onlinekurser i Schultz Fasit
Online systemkurser
Styrk din faglighed - fleksibelt og let tilgængeligt
Individuelle kurser i Schultz Fasit og lovportaler
Beskæftigelsesomådet
Systemkurser
Få optimal værdi ud af dit fagsystem
Bjarne Houtved
Salgsdirektør
+45 41 95 47 79