I denne serie stiller vi skarpt på, hvorfor det noget abstrakte begreb – vidensdeling – har så stor værdi for ikke alene den enkelte medarbejder, men for hele organisationen. Vi spørger en række eksperter og fagpersoner til råds om, hvorfor det er vigtigt og hvordan man bedst muligt arbejder med viden.
Af Mette Marie Callesen, chefredaktør, Schultz
Ditlev Veit er ikke en hr. Hvem som helst. Han er garvet informationsspecialist og sidder centralt placeret hos Rigsadvokaten. Han er en af de helt tunge drenge på informationsområdet og ved alt om søgefunktioner, taksonomier og digitalisering. Manden ved, hvad han snakker om. Og han er en af dem, man lytter til.
Ditlev Veit har også været den hovedansvarlige for udviklingen af Anklagemyndighedens vidensbase, der er baseret på vidensdelingsplatformen Schultz Fundament. Det er derfor, jeg skal tale med ham i dag. For hvordan opfylder Fundament de behov, som brugerne af Anklagemyndighedens vidensbase har? Og hvordan understøtter systemet de udfordringer, som en informationsspecialist som Ditlev Veit står med hver eneste dag?
Ditlev Veit er ikke bare kendt i informationsbranchen. Han er også kendt i Schultz. Han har nemlig været en stor og uundværlig del af udviklingen af Fundament. Uden Ditlev Veit ingen Fundament, kunne man næsten fristes til at sige.
Fra projekt til produkt
Allerede inden Fundament fandtes, gik Rigsadvokaten med tanker om at opbygge en ny digital vidensbase til anklagerne. En vidensbase, der samlede al anklagefaglig viden ét sted og med én central indgang. Idéen var at finde og købe en database, hvor man selv kunne proppe indhold i. Problemet var bare, at et sådant produkt ikke fandtes på markedet. Man kunne altså ikke bare gå ud i byen og købe en vidensbase, i hvert fald ikke i Danmark, fortæller Ditlev Veit. Derfor røg opgaven i udbud, og det var i det loop, at Schultz meldte sig på banen som leverandør og vandt opgaven i 2015. Det blev starten på projekt Fundament, der i dag er blevet til et standardprodukt, som ud over Anklagemyndigheden har kunder som Skat, Ankestyrelsen og Vejdirektoratet for blot at nævne nogle. Den udvikling fra projekt til produkt har Ditlev Veit en stor andel i.
I dag har Rigsadvokaten fået en vidensbase, som ikke bare anklagerne bruger. Også domstolene, forsvarene og Politiet benytter sig af den offentlige del af vidensbasen, ligesom de specialestuderende på jura har gavn af den, når de nørder med en given paragraf, som Ditlev udtrykker det. Det betyder mange hundrede brugere på vidensbasen hver eneste dag.
Informationsspecialist, Rigsadvokaten, Ditlev Veit.
Søg – og du skal finde
Men hvad er det så, at Fundament kan gøre for netop Rigsadvokaten, vil jeg gerne have skåret ud i pap. Ditlev Veit fastslår, at det allervigtigste i basen er Rigsadvokatmeddelelsen, der fungerer som en bog, man kan slå op i. Alle afsnit har samme indholdsfortegnelse. ”Den genkendelighed er vigtig,” forklarer Ditlev Veit: ”Med Fundament kan vi opbygge en struktur med et klart hierarki, emnestruktur og logik, så der ikke er noget at tage fejl af, når anklagerne skal finde retningslinjer og vejledninger.”
Ditlev Veit fremhæver desuden Fundaments søgefunktion. Brugerne finder nemt og hurtigt, hvad de leder efter, og kan søge inden for afgrænsede emner og kilder. ”Den funktion er både vigtig og unik,” understreger Ditlev: ”For vi skal kunne finde en nål i en høstak, og det kan vi med Fundament.”
Store ord fra en mand, der ikke er bleg for at indrømme, at en af de ting, han brænder for i sit job som informationsspecialist, er at nørde med netop søgefunktionen. Så hans ros gør indtryk.
Med Fundament kan vi opbygge en struktur med et klart hierarki, emnestruktur og logik, så der ikke er noget at tage fejl af, når anklagerne skal finde retningslinjer og vejledninger.
Informationsspecialist, Rigsadvokaten, Ditlev Veit
Fundament kan forhindre fejl
Og så til de fede features, som Ditlev kalder dem. En af dem er muligheden for at se skematiske oversigter over bl.a. narkotikadomme, hvor man kan sortere dommene efter stofart og mængde. En anden er brugernes mulighed for at lave digitale materialesamlinger, der er nemme at samarbejde om. Materialesamlingerne bliver automatisk udstyret med indholdsfortegnelse og sidetal. Ditlev nævner også muligheden for at lave noter i dokumenterne, og at brugerne kan lave overvågninger, så de kan se ændringer på et givent område.
Da jeg beder Ditlev Veit opsummere Fundaments vigtigste kvaliteter, er han klar i spyttet. Brugerne ved, at de kun skal finde faglig viden ét sted, og det er i vidensbasen. ”Det forhindrer brugerne i at skulle opfinde noget selv eller risikere at finde forældede retningslinjer frem fra skuffen, og det forhindrer jo groft sagt fejl i retten,” erklærer han. Den fejlminimering er vigtig for Ditlev Veit, der ser det som sin fornemste opgave at supportere dem, han kalder for de rigtige helte – og det er dem, der går i retten.
Det forhindrer brugerne i at skulle opfinde noget selv eller risikere at finde forældede retningslinjer frem fra skuffen, og det forhindrer jo groft sagt fejl i retten.
Informationsspecialist, Rigsadvokaten, Ditlev Veit
I hører efter
Tiden er knap, så jeg beder Ditlev Veit uddybe, hvordan han og Schultz har samarbejdet. Det vil han heldigvis hellere end gerne. ”Fundament er jo mit lille barn,” griner han. Anklagemyndigheden med Ditlev i spidsen havde nemlig allerede gjort sig masser af tanker om deres ønsker og behov til vidensbasen, inden opgaven gik i udbud. ”Og de fleste af vores idéer er faktisk bygget ind i den nyeste version af Fundament,” konstaterer informationsspecialisten med en vis tilfredshed.
Alligevel er Ditlev og hans kolleger hos Rigsadvokaten slet ikke færdige med at tænke udvikling af Fundament. De har planer om at bygge flere forskellige vidensuniverser op om fx økonomisk kriminalitet og internationale sager, hvor specialister på området med ét klik kan komme ind i en verden kun for dem, som Ditlev Veit formulerer det. For Fundament er skruet sammen, så systemet giver mange muligheder.
Ditlev Veit glæder sig over, at han stadig bliver inddraget hver eneste gang, det giver mening, og understreger, at han ikke er i tvivl om, at han altid kan komme til Schultz med både idéer, ris, ros og sågar drillerier. For selv om Fundaments søgefunktion er god, kan den altid blive endnu bedre, insisterer informationsspecialisten, der godt ved, han er krævende og kritisk – men også ved, at han har noget at have det i. ”Uanset hvad jeg kommer med, bliver jeg altid taget alvorligt. I er gode til at høre efter, så tak for det,” slutter han og opfordrer Schultz til at fortsætte med at inddrage brugerne.
Jeg siger også tak. Inddragelsen af brugerne, tør jeg godt love, at vi fortsætter med. For fælles for både Ditlev Veit og Schultz er et enormt ønske om at kende og forstå sine brugere. Vi kan ikke gøre det, vi gør, uden at inddrage folk som ham.
