Bliv klogere på Schultz Vidensplatform

Vidensplatformen er en løsning til redigering og publicering af dokumenter. Løsningen består af en portal, hvor dokumenterne præsenteres gennem et eller flere forskellige produkter (emneområder) og et redaktionsmiljø, hvor redaktørerne kan uploade og vedligeholde de dokumenter, der skal udstilles på portalen.

Der kan vælges flere forskellige løsninger i forbindelse med køb af Schultz Vidensplatform. De fleste kunder vælger dog en løsning, hvor de selv vedligeholder deres indhold og publicerer det på portalen efter behov, men det er muligt at udlicitere denne opgave til Schultz.

Om platformen

Vidensplatformen er et udstillingsvindue, hvor indhold af forskellig art kan stilles til rådighed for en række brugere i logiske produkter. Løsningen inkluderer en avanceret søgemaskine, så det er nemt for den enkelte bruger, hurtigt at komme frem til den ønskede information.

Platformen udstiller information på tre forskellige side-typer:

Forsiden
Søgesiden
Dokumentsiden

Forsiden

Forsiden består af en række tiles. Fra redaktionsmiljøet bestemmer den enkelte editor, hvordan forsiderne skal opbygges. Der stilles en række forskellige tile-typer til rådighed, da det skal være let at gøre forsiden dynamisk. Tiles kan bestå af billeder, tekst, links og dokumentlister, og redaktøren bestemmer selv bredden på den enkelte tile.

Platformen indeholder en forside før log-in og en efter log-in. Den side, som er offentligt tilgængelig kan bruges som en slags visitkort for organisationen, der kan ses af brugere uden adgang til indholdet. Det er desuden muligt at have en offentlig tilgængelig portal, hvor al information er til rådighed for brugerne og i det tilfælde benyttes kun en forside.

Til hvert produkt som oprettes og udstilles på platformen, hører også en forside, så man kan levere informationerne målrettet hver enkelt brugergruppe.

Det er muligt at implementere logo og eget farvetema på vidensplatformen, så den kommer til at ligge så tæt op ad kundens grafiske identitet som muligt. Det vil sige, at farvevalget på knapper og funktioner i systemet kan defineres, så de passer til kundens designmanual, og således kan vidensplatformen indgå som en naturlig del af kundens egne kommunikationskanaler.

Søgesiden

Vidensplatformen inkluderer også en søgefunktion og søgeresultatvisning, der gør det muligt for kunden at vælge, hvilke filtre, der skal kunne anvendes i søgningen fx status, dokumenttype, periode, emne mv. Brugeren kan herefter kombinere sin fritekstsøgning med et eller flere af de filtre, som kunden har valgt at stille til rådighed og kan på den måde nemt få adgang til de dokumenter, som er relevante.

Søgesiden giver, ud over filtrering, også mulighed for, at brugeren kan gemme sin søgning eller vælge en alternativ tabelvisning af søgeresultatet, hvis dette skulle give et bedre overblik over indholdet.

Filtreringsmulighederne ligger fast i venstre side. Umiddelbart over resultatet kan brugeren vælge at sortere resultatlisten efter relevans (standard), dato eller alfabetisk. De ekstrafunktioner, der er tilknyttet søgesiden findes altid lige ved hånden – enten over listen eller inden for det enkelte resultat alt afhængigt af hvilke funktioner, brugeren har behov for.

Som en del af løsningen har brugeren mulighed for at ”eksporter søgeresultat”, der gør det muligt for brugeren at overføre et givent søgeresultat til fx en pdf. Filen medtager søgekriterier og dato for eksporten.

Dokumentvisningen

Schultz Vidensplatform er designet til at udstille dokumenter i et let og læsevenligt design, der giver brugeren mulighed for at tilegne sig den nødvendige information og hurtigt skimme et dokument igennem. Der er lagt vægt på, at yderligere informationer som fx relationer til andre relevante dokumenter, noter mv. ligger et klik væk for den almindelige bruger, så ekspert-værktøjer ikke forstyrrer den almindelige læsning. Det vil sige, at yderligere informationer knyttet til et dokument eller en sektion i dokumentet nemt kan tilgås, når/hvis der er behov for det.

Dokumentsiden er opbygget med et venstrepanel til navigation, en contentzone, hvor selve dokumentet vises, samt et højre panel til visning af metadata. Funktioner, der knytter sig til hele dokumentet som fx udskriv er også blot et klik væk.

Vidensplatformen i nyt responsivt design

Vidensplatformen kan bruges på tværs af devices. Således kan alle sider på platformen tilgås fra en mobiltelefon eller en tablet, og brugeren har mulighed for at arbejde med den centrale funktionalitet i de forskellige sider.

Den mobile visning er tilpasset mediet og tilbyder en begrænset, men nøje udvalgt pallette af funktionalitet, der gør brugeren i stand til at finde og læse dokumenter fra mobilen.

Om redaktionsmiljøet

Redaktionsmiljøet tjener flere forskellige formål, og det er muligt at styre adgangen til funktionalitet således, at nogle brugere har adgang til at ”gøre alt”, mens andre kun kan skabe og vedligeholde dokumenterne. Det betyder, at ikke alle brugere vil se den samme topmenu, når de arbejder i systemet.

En administrator vil have adgang til alle nedenstående funktioner, men hvad der rent faktisk kan udrettes på de enkelte sider styres af roller og de tilhørende privilegier. I det følgende gennemgås de enkelte sider. Bemærk, at redaktionsmiljøet arbejder bedst i Chrome eller Firefox og ikke understøtter Internet Explorer. Alle funktioner er angivet på engelsk.

Redaktionsmiljøet i sin fulde udtrækning består af en række sider tilegnet de enkelte arbejdsområder.

Portaler
Organisationer
Produkter
Taxonomier
Dokumenter

Portaler

På portalsiden har administrator adgang til at redigere forsiderne for portalen både før og efter log-in samt forsiderne på de produkter, der er tilknyttet portalen. Det er også her nye produkter, der er oprettet i redaktionsmiljøet kan tilknyttes en portal, så der løbende kan laves udvidelser af portalens indhold. Det betyder, at det er muligt at oprette og færdiggøre et produkt helt, for så til sidst at tilknytte det portalen og lave forsiden, og først her bliver indholdet tilgængeligt for brugerne.

Forsiderne laves ved at oprette nye tiles og placere dem, der hvor man gerne vil have dem på siden. De kan efterfølgende trækkes til den ønskede bredde og flyttes, hvis man hellere vil have en anden rækkefølge.

Organisationer

På organisationssiden opretter og styrer man de organisationer (kunder), der skal have adgang til portalen. Den endelige brugeradgang for en organisation gives via AD-integration. Organisationen oprettes og den tildeles adgang til et eller flere af de produkter, der er tilgængelige på portalen. Det betyder, at man kan oprette en portal med mange produkter og give hver enkelt kunde adgang til et nøje udvalg af produkterne, alt afhængigt af behov og ønsker. Det er også på organisationssiden, at det er muligt at give adgang til de forskellige features, som portalen kan være oprettet med fx Schultz Materialesamling.

Produkter

Produkter kendetegnes ved et navn og en oversigt over, hvor mange dokumenter, der er med i produktet.

Produktet har sin egen taxonomi (indholdsfortegnelse) og alle dokumenter, der er klassificeret i denne taxonomi vil være tilgængelige for brugerne med adgang til produktet. Produktet har også et billede, så man hurtigt kan lave en forside tile, der giver adgang til produktet.

Taxonomier

Taxonomierne er alle de former for produkt, emne og/eller dokumenttype klassifikationer, som portalen skal gøre brug af. Her kan man oprette en taxonomi og efterfølgende knytte den til et nyt produkt. Det er også her, man bestemmer, hvordan dokumenterne, der er klassificeret i de forskellige taxoner, skal sorteres, når de vises.

Når man har oprettet en ny taxonomi, kan man selv oprette alle de underliggende mapper og flytte dem rundt i forhold til hinanden. På hver mappe har man mulighed for at angive den dokumentsortering, der skal benyttes, hvis brugerne benytter mappen til at navigere frem til dokumenterne. Man kan sortere alfabetisk eller manuelt, hvor redaktøren selv placerer dokumenterne i præcis den rækkefølge, som det ønskes. Dokumenterne kan flyttes rundt i taxonomien ved trække dem til deres rette plads.

Når taxonomien er færdigbygget kan redaktørerne klassificere dokumenterne i de forskellige taxoner. Klassifikationen laves på det enkelte dokument. Dokumenterne ved således selv, hvilke taxoner de skal vises på. Et dokument kan være klassificeret i mange taxonomier, men ligger kun én gang i databasen, hvorfor det altid er den samme version der ses på tværs af produkter i systemet.

Dokumenter

I arbejdet med dokumenter er der to indgange. Brugeren kan starte med at søge efter et dokument, der allerede er i databasen eller gå direkte til dokumentoprettelsen.

Et nyt dokument oprettes på tre forskellige måder:

Der kan oprettes et nyt tomt dokument, som efterfølgende skrives direkte i systemet.
Et nyt dokument kan oprettes på baggrund af en eksisterende skabelon og derefter skrives færdigt i systemet.
Slutteligt er det også muligt at uploade et dokument direkte til systemet. Dette gælder for både Word- og pdf- dokumenter.

Når et dokument er oprettet, kan brugeren efterfølgende vedligeholde det direkte i redaktionsmiljøet ved at editere indholdet i Word (undtaget pdf-dokumenter).

Der kan også arbejdes med metadata og dokumenterne kan klassificeres, så de er tilgængelige for de rigtige produkter. Det er også her, at redaktøren kan knytte dokumentet sammen med andre dokumenter i løsningen vha. relationer eller tilføje noter på dokumentet, som brugerne kan få glæde af på tværs af organisationen.

Når dokumentet er færdigt og klar til brug, skal det publiceres. Dette gøres øjeblikkeligt og vil derefter være tilgængelig for alle brugere af de produkter, som dokumentet er klassificeret i. Det er muligt at sætte en fremtidig publiceringsdato på dokumentet, hvis man først ønsker at det skal ud på portalen på et senere tidspunkt.