I denne serie stiller vi skarpt på, hvorfor det noget abstrakte begreb – vidensdeling – har så stor værdi for ikke alene den enkelte medarbejder, men for hele organisationen. Vi spørger en række eksperter og fagpersoner til råds om, hvorfor det er vigtigt og hvordan man bedst muligt arbejder med viden.
Det er mandag morgen. Vi går direkte fra vores statusmøde hen i et nyt mødelokale, hvor vi åbner computeren og ”møder” Sanne Dahl Fredslund, der er videnchef hos Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith og Milena Krogsgaard, der er videnpartner. Vi kan fra lokalet høre, at hverdagen så småt er ved at vende tilbage, men indser samtidig, at det virtuelle møde blot er én mange løsninger, der har vist sig effektive, som følge af den ellers kedelige situation, coronakrisen har medført.
Vi præsenterer os selv, og hurtigt finder vi ud af, at her er to kvinder, der har store ambitioner for, at videndeling bliver et brugbart værktøj i en travl hverdag. Det er i vidensammenhæng relevant at fremhæve, at Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith er en stor virksomhed, hvilket betyder, at viden skal deles mellem mange mennesker. Sanne og Milena har sagt ja til at give os et indblik i, hvordan man i en videntung virksomhed aktiverer sin viden og skaber bedst mulig værdi ud af den for såvel medarbejdere som kunder.
Det er vigtigt, at vi har de rigtige rammer, organisation og mål, så den viden, vi løbende oparbejder, bliver udnyttet og delt bedst muligt.
Milena Krogsgaard, videnpartner, Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith
Viden som det essentielle
Hos Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith er videndeling ikke en ny ting – de lever af at producere og formidle viden, og derfor er videndeling en vigtig og integreret del af deres daglige arbejde og opgaveløsning. Sådan har det altid været. Men selv om de har mange års erfaring bag sig, betyder det ikke, at de kan læne sig tilbage. Hvis der er noget, de er bevidste om, så er det, at videndeling ikke er statisk. I takt med den teknologiske udvikling og mulighederne omkring os, udvikler potentialet for videndeling sig også.
”Det er vigtigt for os, at vi løbende arbejder med at optimere vores videndeling til at understøtte vores forretning. Det er vigtigt, at vi har de rigtige rammer, organisation og mål, så den viden, vi løbende oparbejder, bliver udnyttet og delt bedst muligt, og vi opnår synergier på tværs af firmaet til gavn for vores kunder og medarbejdere,” siger Milena Krogsgaard.
Som videnvirksomhed er en af deres fornemmeste opgaver at kunne bringe viden i spil i den daglige opgaveløsning og samtidig kunne tiltrække de dygtigste medarbejdere. Og hvordan gør de så helt præcist det? Det gør de ved hele tiden at have fokus på videndeling, undersøge teknologien og finde de rette digitale værktøjer, der ikke kun optimerer videndelingen, men også understøtter og forbedrer de juridiske processer.
Milena Krogsgaard, videnpartner hos Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith
Tilpasning af videnbehov
I arbejdet med at understøtte videndeling i Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith har de en række processer og metoder til, hvordan den viden der hver dag opsamles – både internt og eksternt – struktureres og deles:
”Vores primære digitale værktøj til intern videndeling er en fælles videnportal. Her kan vores medarbejdere finde den viden, som vi indsamler og systematiserer på daglig basis. Det kan fx være domme fra retssager, vi har ført, gode eksempler på rådgivning eller interne videnredskaber til at understøtte vores sagsløsning som fx workflows. Vi har også Docufy, der giver såvel intern som ekstern adgang til centrale, automatiserede paradigmer inden for vores forskellige retsområder, og hvori vi løbende indlejrer ny viden, som er med til at effektivisere og kvalitetssikre sagsbehandlingen. Og så har vi forskellige faglige fora, hvor vi løbende drøfter aktuelle tendenser inden for de forskellige retsområder," fortæller Sanne Dahl Fredslund.
Kompleksiteten ved vidensdeling opstår især, når det skal vurderes, hvad der er relevant viden, og for hvem denne viden er relevant. Da Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith dækker mange forskellige retsområder, er de også meget bevidste om, at de forskellige områder har forskellige videnbehov og måder at tilgå viden på.
For at imødekomme denne problemstilling gennemfører de løbende en række videnoptimeringsprojekter, der har til formål at afdække de enkelte fagområders aktuelle behov. Og dermed også sikre sig, at deres videndeling og digitale understøttelse følger med den udvikling, der sker på de forskellige områder - og at de deler gode erfaringer på tværs af virksomheden. Det sikrer ensartet sagsløsning og synergieffekter fra et område til et andet.
Sanne Dahl Fredslund, videnchef, Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith
Videndeling som konkurrenceparameter
For hele tiden af holde fokus på, at videndeling systematiseres, genanvendes og videreudvikles, har de i alle Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmiths faggrupper og teams en række medarbejderprofiler, der deltager i videnarbejdet. De arbejder løbende med at udvikle og håndtere viden på en struktureret måde, både i de enkelte teams, men også på tværs af afdelingerne.
”Vi deler dels viden ved at opsamle den viden, som vores medarbejdere hver især producerer ved løsning af de enkelte sager for vores kunder, og dels ved at holde hinanden opdaterede på de nyeste, juridiske tendenser og praksis inden for de forskellige fagområder,” forklarer Milena Krogsgaard.
Den løbende videndeling er desuden en integreret del af medarbejdernes uddannelse og karriereudvikling.
”Videndeling er en vigtig forudsætning for, at vi kan tiltrække, udvikle og fastholde de bedste talenter. Vores videndelende adfærd betyder meget for vores kultur og arbejdsmiljø. God videndeling og løbende kompetenceudvikling sikrer, at vi uddanner vores medarbejdere på en effektiv måde, så de ikke starter forfra, hver gang de bliver præsenteret for en problemstilling, men i stedet trækker på fælles viden og bliver understøttet af gode digitale videnværktøjer,” fortsætter Sanne Dahl Fredslund.
Det er hos Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith kernen i arbejdet med videndeling, at der skabes rum for, at medarbejderne kan koncentrere sig om de aspekter af rådgivningen, der giver ekstra værdi for deres kunder. Det er derfor med god grund, at der lægges mange kræfter i netop videnområdet:
”Vi ser videndeling som et stærkt konkurrenceparameter. Vores kunder har stort fokus på pris, omkostninger og værdi. Vi skal altid levere den højeste kvalitet. Vores videnarbejde understøtter derfor vores ambition om at levere højt specialiseret rådgivning på en effektiv måde,” uddyber Milena Krogsgaard.
God videndeling og løbende kompetenceudvikling sikrer, at vi uddanner vores medarbejdere på en effektiv måde, så de ikke starter forfra, hver gang de bliver præsenteret for en problemstilling.
Sanne Dahl Fredslund, videnchef, Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith
Fremtidens arbejdsplads
Med frygt for, at det hele meget hurtigt ender med kun at handle om coronakrisen, må vi erkende, at situationen har givet nogle værdifulde indsigter rent videnmæssigt. Det var selvfølgelig også uundgåeligt at komme ind på, hvordan de hos Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith oplevede den pludselige hjemsendelse.
Hos en virksomhed som Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith priser de sig lykkelige over, at deres arbejdsprocesser i forvejen var baseret på digitale værktøjer, men det betyder ikke, at omstændighederne ikke har været en vigtig lektie og givet nogle nye indsigter og forståelser:
”Vi har allerede nu en klar vision om at gøre juraen tilgængelig gennem transparente løsninger, innovation og ny teknologi. Coronakrisens lockdown har kun gjort endnu mere tydeligt, hvor vigtig den vision er. Vi vil være med til at præge en udvikling, hvor digitalisering af juridiske ydelser bliver en naturlig del af rådgivningen,” forklarer Milena Krogsgaard.
På den helt korte bane handler det dog om at samle op på den umiddelbare læring fra lockdownperioden:
”Vi kigger blandt andet på, hvordan vi kan dele viden om de gode erfaringer, vi har høstet fra lockdownperioden ved at skulle arbejde fra distancen. Herunder, hvordan vi i fremtiden kan indrette den såvel fysiske som digitale arbejdsplads bedst muligt, så den understøtter videndeling, læring og interaktion. Derudover, hvordan vi kan udnytte brugen af nye digitale værktøjer, som vi har taget til os i lockdownperioden, på en smart måde - både internt, men også i forhold til vores kunder,” siger Sanne Dahl Fredslund.
Vi kigger på, hvordan vi kan dele viden om de gode erfaringer, vi har høstet fra lockdownperioden ved at skulle arbejde fra distancen. Herunder, hvordan vi i fremtiden kan indrette den fysiske som den digitale arbejdsplads bedst muligt.
Sanne Dahl Fredslund, videnchef, Kammeradvokaten/Advokatfirmaet Poul Schmith
Men på den lange bane forpligter firmaets vision også:
”Vi ser ind i en fremtid, hvor vi skal kunne bringe den data og viden i spil på nye måder og gøre den lettere tilgængelig. Vi vil bl.a. se på, hvad brugervenlige og effektive søgemaskiner kan gøre for værdien af videndeling. Derudover hvad fx automatisk klassifikation af dokumenter og brug af machine learning og kunstig intelligens i sagsbehandlingen kan gøre i forhold til fremsøgning og strukturering af data og dokumenter. Jo mere digitale vi er, jo mere uafhængige bliver vi af, hvor vi udfører vores arbejde,” fortæller Milena Krogsgaard.
Ved afslutningen af vores møde står det soleklart, at vi her har med en virksomhed at gøre, der er meget bevidste om, hvor de vil hen med deres viden – den skal gøres let tilgængelig, og så skal den understøtte og effektivisere arbejdsgange, så der kan skabes mere værdi for såvel medarbejdere som kunder. For at det kan lade sig gøre, kræver det en balance mellem den formelle videndeling, der understøttes af digitale værktøjer og faglige fora, samt den mere uformelle videndeling og erfaringsopsamling, der opstår i det fysiske rum, hvor blandt andet nye medarbejdere kan indhente viden af mindre struktureret karakter.
