Schultz Interne regler: Når lovgivning og interne arbejdsgange går hånd i hånd

Kommunernes interne arbejdsgange er ofte lige så vigtige som lovgivningen i sagsbehandlingen. Netop de to dele bliver kombineret i Schultz Interne Regler som en del af Schultz Kommunekoncept 2.0, og portalen har så stor betydning for implementering af lovgivning i Københavns Kommune, at en af sværvægterne omtaler den som forvaltningens centralnervesystem.

Schultz’ hjerte banker for kommunerne, og de færreste har næppe kunnet undgå at opdage, at lovinformationssystemet Schultz Kommunekoncept er kommet i en opgraderet version i 2021. Mange af landets kommuner har allerede taget Kommunekoncept 2.0 i brug, og inden sommeren er over os, er ambitionen, at samtlige 98 kommuner er i drift.

Men Schultz hviler ikke på laurbærrene. For samtidig med det enorme implementeringsarbejde fortsætter på livet løs, bliver der arbejdet hårdt for at få en lige så vigtig gruppe med ombord – nemlig de kommuner, der har portalen Schultz’ Interne regler. Interne regler i form af beskrivelser af interne arbejdsgange og procedurer i kommunerne er nemlig ofte lige så vigtige som den lovgivning, der bruges i den daglige sagsbehandling.

Schultz Interne regler er forvaltningens centralnervesystem

Den vigtighed vil projektleder og systemekspert Thore Bjørnvig gerne skrive under på. Som medansvarlig for arbejdsgangsbeskrivelser i Københavns beskæftigelses- og integrationsafdeling er han en af dem, der beskriver alle de arbejdsgange, som sagsbehandlerne skal følge for at leve op til lovgivningen.

Linktjek kvalitetssikrer opdateret lovgivning

En af kommunernes udfordringer er den løbende vedligeholdelse. Mange interne arbejdsgange er koblet op på lovgivningen med direkte links, og det er tidskrævende at holde de interne dokumenter ajour med loven. Det ved Thore Bjørnvig alt om og sætter derfor pris på det såkaldte linktjek, som er en del af Schultz Interne regler:

”I det øjeblik en sagsbehandler oplever, at der er bare et dødt link inden for en arbejdsgang, mindskes deres tiltro til redskabet. Det er nådesløst.”

Thore Bjørnvig forklarer, hvordan de linker til mindst tusind dokumenter i deres interne arbejdsgange i Københavns Beskæftigelses- og Integrationsafdeling. Det er et enormt vedligeholdelsesarbejde, og sådan en arbejdsgangsportal sander hurtigt til.

Derfor sikrer Schultz Interne regler, at den konsoliderede lovgivning, man altid har med Schultz Kommunekoncept, kvalitetssikres med en linkoversigt. Linkoversigten betyder, at så snart der sker en lovændring med betydning for de interne arbejdsgange, får man automatisk besked, så de interne arbejdsgange nemt kan holdes ajour med loven.

Onesize doesn´t fit all

De enkelte kommuner kan opbygge Schultz Interne regler, så det passer til lige netop dem. Mette Schwartz Hansen, der er forretningschef hos Schultz, har haft mange møder med kommunerne. Hun uddyber:

”Kommunerne har meget til fælles, men de er også vidt forskellige. De har brug for at bygge netop den løsning, der passer til deres organisation og arbejdsgange, hvor de fx samler al relevant materiale på målgrupper og tema​. En af styrkerne hos Schultz Interne regler er netop, at kommunerne kan opbygge og redigere deres Interne Regler-løsning, så det passer til lige præcis dem. Fx har nogle kommuner opbygget deres portal som en kopi af organisationen og de målgrupper, de arbejder med.”

Toget fortsætter

Mette Schwartz Hansen er ikke et sekund i tvivl om de interne arbejdsganges betydning. En del kommuner med Interne Regler er da også landet på Kommunekoncept 2.0, og toget fortsætter ufortrødent. Forretningschefen understreger:

”Implementeringen af vores kunder med Schultz Interne regler har tårnhøj prioritet i 2022, hvor vi også forventer, at flere vil ønske Interne regler som en del af Kommunekoncept 2.0. Den sømløse kombination af Schultz Interne Regler og Schultz Kommunekoncept 2.0 reducerer fejl i sagerne og sikrer den lovmedholdelighed, der er helt afgørende for sagsbehandlernes vigtige arbejde og i sidste ende for borgerne.”

Overblik over interne arbejdsgange, tidsbesparelse på vedligeholdelse, lovmedholdelighed, kvalitetssikring, ensartethed i sagsbehandlingen og endelig muligheden for tilpasning til den enkelte kommune er alle afgørende parametre for, at kommunerne kan løse den krævende og vigtige opgave, de står med hver eneste dag. En samfundsopgave, som Schultz altid ønsker at bidrage til.

Læs også, hvad Thore Bjørnvig fortæller om, hvordan Schultz Interne Regler spiller en central rolle i forhold til revision.