Gør vidensdeling til virkelighed

Vidensdeling har i mange år været lidt af et buzzword, og det kan være svært at blive helt konkret på. Men ifølge Peter Holdt Christensen, som er ekspert på området og lektor på CBS, er vidensdeling vigtigt for en arbejdsplads. 

At vidensdele skal ikke være raketvidenskab - det skal være let og tilgængeligt, og egentlig  ‘bare’ være en del af et naturligt samarbejde.Vi i Schultz har 360 års erfaring med vidensdeling. Derfor ved vi om nogen, at det ikke er mængden af viden, men kvaliteten af den, der er afgørende. Det gælder også her. Viden skal struktureres, styres og sorteres. 

Med vores vidensdelingsplatform kan vi opbygge en struktur med et klart hierarki, emnestruktur og logik, så der ikke er noget at tage fejl af. Det kan være nyttigt, når fx anklagerne, skattemedarbejder eller sosu’er skal finde retningslinjer, vejledninger eller svar på tidligere henvendelser. 

Vidensplatformen er et digitalt styringsværktøj for både offentlige og private organisationer, der sikrer god vidensdeling.

Vidensdeling teori og vidensdeling i organisationer

Peter Holdt Christensen har på CBS forsket i vidensdelingsteori og i vidensdeling i organisationer. Hans forskning berører især vidensdeling, motivation og hvordan fysiske strukturer påvirker vidensdeling og motivation. 

Peter er nået frem til nogle interessante konklusioner. Han omtaler vidensdeling som et eksempel på samarbejde. På en arbejdsplads har vi hver især typisk specialiseret os inden for et område, og vi har brug for forskellige faglige områder for at løse en opgave. Det betyder, at vi er arbejdsafhængige af hinanden. At vi er afhængige af hinandens viden for at komme godt i mål med en opgave. 

I den forbindelse spiller strukturerne en rolle - og det er blevet ekstra tydeligt i coronatiden. For strukturerne i form af den fysiske afstand har ændret sig så markant, at det har givet os nogle udfordringer inden for at vidensdele med kollegaerne.

Vidensdeling er lettest med de fysisk nærmeste

Peters forskning viser nemlig, at dem vi sidder fysisk tættest på på arbejdspladsen er dem, vi etablerer de stærkeste relationer til - og derfor nemmest deler viden med. Fordi vi opbygger en fortrolighed og tillid til, at vi kan stole på dem og være trygge ved dem. Det er dem, vi tør spørge til råds. 

Vi skal sidde tæt på hinanden, fordi vi i ansigt-til ansigt mødet får opbygget en fortrolighed med hinanden. Den fysiske afstand betyder derfor meget for, hvem vi betragter som gode kolleger. Og derfor giver hjemmearbejdspladser selvsagt vanskeligere vilkår for videndeling i teori og praksis. 

Peter har faktisk kortlagt præcis hvor mange meter, vi betragter som ‘tæt på,’ når vi skal videndele.

Hvordan kan man vidensdele på distance eller på flere lokationer? 

I mange organisationer har man medarbejdere på forskellige adresser og i mange kommuner er medarbejderne ude i borgernes hjem i stedet for at sidde på et kontor. Hvad gør man så? 

Man kan faktisk vidensdele på tværs af afdelinger, fysisk tilstedeværelse og adresser - det kræver bare et lidt andet set-up, og en velvillighed eller en slags fællesskab omkring det. Et sådant set-up skal være let og intuitivt. 

For Peters forskning peger på, at det skal være nemt. At det ikke må være en stor anstrengelse hver gang vi skal hjælpe hinanden. Og det er ikke en anstrengelse, når vi oplever sammenhængskraft og fællesskab, som man normalt gør ved at stikke hovedet ind på hinandens kontor og stille et spørgsmål. Et system for vidensdeling uden fysisk nærvær er således bedst, hvis det er intuitivt og let, og hvis der er en fælles forståelse  - en slags sammenhængskraft - omkring brugen af det.

Hvad er videndeling egentlig?

Vidensdeling handler om at få nyttegjort viden, så den skaber værdi, bedre kvalitet og øget effektivitet. For vidensdeling har en stor værdi - ikke kun for den enkelte medarbejder, men også for hele organisationen. 

Alt sammen noget, som gør, at en organisation har mere tilfredse medarbejdere, borgere og kunder. Men vidensdeling kan også være mere end det. 

Det kan også handle om retssikkerhed. For i Danmark har alle borgere adgang til informationer og mulighed for at læse fx domme, afgørelser der er truffet og begrundelser for afslag. Den transparens, man har som borger i Danmark, er ganske unik. 

Vidensdeling handler ikke bare om viden i såkaldt videnstunge organisationer. Det handler også om at have nem og tilgængelig viden fx i form af instrukser, manualer og vejledninger. Så vidensdeling kan også handle om, at medarbejderne i kommunen har en smartphone med adgang til viden fx vejledninger og instrukser, som de kan benytte i borgerens hjem.

Vi har en ‘tom’ platform for vidensdeling

Hos Schultz har vi en platform, der faktisk kan understøtte vidensdeling - både internt og eksternt. Den hedder Schultz Vidensplatform. Hvis man skal forklare, hvad Vidensplatformen er, kan det bedst beskrives som en digital vidensbase, der samler al relevant viden ét sted og med én central indgang. 

Vidensplatformen er et produkt, som din organisation selv kan tilpasse med den viden I har liggende, og så kan I strukturere vidensdeling efter jeres behov. 

En af fordelene ved Vidensplatform har en af vores kunder, en informationsspecialist, sat ord på:  “NU KAN VI FINDE EN NÅL I EN HØSTAK”. Vil du gerne vide mere om fordelene?

Hvem kan bruge Schultz’ Vidensplatform til vidensdeling? 

Alle virksomheder uanset størrelse eller offentligt eller privat tilhørsforhold kan benytte platformen til at vidensdele. 

Dem, der allerede har stor nytte af at vidensdele med Vidensplatformen er fx: 

  • Offentlige myndigheder, som er forpligtet til at publicere fx afgørelser og dokumenter.

  • Organisationer der har brug for en intern vidensbase til fx at strukturere information. 

  • Advokatbranchen og rådgiverbranchen, der arbejder med juridiske tunge dokumenter, hvor man har et behov for at skabe relationer mellem dokumenterne og opbygge materialesamlinger, som kan bruges i retten.

Organisationer, der allerede har systematiseret deres vidensdeling

Der er en række organisationer, der allerede benytter Vidensplatformen. Ankestyrelsen, Frederiksberg Kommune og Vejdirektoratet bruger platformen til at understøtte deling af viden internt og eksternt. 

Andre eksempler er Anklagemyndigheden, som har skabt en vidensbase, der er baseret på Vidensplatformen. Eller Skattestyrelsens Kundecenter. Her får medarbejderne henvendelser fra borgere og virksomheder om alle former for skattemæssige spørgsmål. De bruger Vidensplatformen som et internt vidensdelingsværktøj. På den måde struktureres viden, så man som medarbejder ikke behøver at være ekspert, men har adgang til artikler fra kolleger, der er dybt nede i materien.

I dag har Rigsadvokaten fået en vidensbase, som anklagerne bruger, ligesom at de specialestuderende på jura har gavn af den, når de nørder med en given paragraf.

360 års vidensdeling

Vi hos Schultz har en krystalklar vision for vidensdeling. Det er at sikre nem adgang til den rette viden – så den rette viden gør nytte, og den passive viden bliver aktiv. 

For med tiden sker der det, at dokumenter, lovinformation og guidelines bliver sværere og sværere at få overblik over. 

Vidensdeling fylder så meget for os, fordi Schultz i mere end 360 år har altid arbejdet med formidling af viden. Vi startede med at trykke bøger. Det er også vidensdeling. 

Se mere om vores holdning til vidensdeling her.

Jesper Bo Seidler
Salgsdirektør
+45 41 95 47 47